工程變更管理流程概觀

編者備註：這篇部落格文章原本於 2023 年 5 月發布，並於 2024 年 2 月加入了新資訊。

什麼是工程變更管理？

適用於製造業的工程變更管理 (ECM)流程雖然複雜，但目標是要獲得一項簡單的成果：快速、有效且高效率地回應工程變更通知或請求。法規需求、不斷變動的市場需求、供應鏈變動、競爭者的決策等等，都有可能使組織需要調整產品設計和材料清單。

工程變更管理對工程設計流程有何影響

如果以適切的方式執行變更管理流程，就能校正設計工程流程的所有面向。當新需求浮現時，即使只是微小的變更，也必須據此調整設計並改變整體工程設計脈絡。接著，整個延伸工程團隊必須了解並視需要套用這些變更。

工程變更管理對下游相關負責人有何影響

此外，每家非連續性製造商也需要管理每項變更對企業各部門 (不只是工程部門) 造成的影響，特別是生產複雜可配置產品的製造商。受工程變更管理影響的流程彼此之間高度相依且同步，因此公司必須確保所有相關負責人都能及時收到正確的更新，而工程變更只有透過健全的 Digital Thread，才能正確即時地在整個企業中傳播。

工程變更管理、工程變更請求和工程變更通知的比較

工程變更管理牽涉到各種類型的流程及某個特定專長領域，其中有兩種特定流程資料可用於進行和記錄變更：變更請求和變更通知。這兩項資料通常會 (但並非一定) 接續產生，在請求獲得核准後發出通知。

您可以建立工程變更請求，為現有設計導入強化功能或回應問題報告。請求中會詳列改善或解決已知問題所需的變更，並為企業或工程決策者提供套用或取消所提議變更時所需的資訊。

工程變更通知可為了回應核准的變更請求而發出，並授權進行套用變更所需的工作。一份通知可能會回應一或多項變更請求，或未指定任何變更請求即發出，視系統管理員設定的權限而定。

工程變更流程階段

無論工程變更流程是以何種方式啟動，通常都包含多個階段，或用來確認是否持續導入變更請求的檢查點：

1.找出並描述問題 (或改善機會)

第一次發現問題時，系統會記錄可定義問題的症狀。任何相關負責人都有可能發現這些症狀，例如內部員工、客戶或使用者。(同樣的，改善機會雖然不算是問題，也可能會被找出並記錄下來，以供進一步考慮。)

2.做出正式的變更決定

在下一個階段，會由適當的人員評估這些症狀，並做出調查症狀或嘗試改善機會的正式決策。

3.找出問題的原因

調查所記錄的症狀並進行適當分析後，就能確認問題的根本原因。這項工作的內容可能包含找出相關設計、零件或文件的修改。

4.提出解決方案

找出問題的根本原因後，就會建議應採取哪些行動來修正問題。在上一個階段，準備解決方案的團隊或個人可能會找出正確進行變更所需的相關零件和文件。

5.導入解決方案

在最後一個階段，如果變更獲得核准，就能敲定和導入最佳解決方案。在導入工作中，變更流程的使用者會找出所需的零件或文件修訂版本，可能是舊版 (也就是需要進行相關變更的現有元素) 或新版 (也就是為了回應變更流程而新建的項目)。這個階段包括將解決方案納入生產流程的工作 (如果適合的話)。

建立高效率的 ECM 流程

如先前所述，有效的工程變更管理是提高開發流程效率和整體生產力的好機會。另一方面，最佳化程度不彰或不充分的流程可能會造成瓶頸，使產品無法為企業充分發揮價值。要打造高效率的 ECM 流程，有賴這三大支柱：工作流程、可追溯性和存取能力。

與發出通知或請求變更相關的工作流程必須明確、直截了當，而且不能太過複雜。核准的通訊協定應採用適當的監督層級和相關負責人意見回饋，並在不影響嚴謹程度的前提下盡力快速解決問題。

可追溯性至關重要。每位相關負責人必須確實掌握每項新需求或已變更需求的來源、詳細資料和理由，因為了解變更的背景後，才能確認變更的影響範圍大小。由於可追溯性如此重要，因此流程本身必須能夠在特定情境許可的範圍內進行詳細追溯。

只要相關負責人可輕鬆、安全地存取每項處理中工程變更的狀態和說明文件，就能根據自身角色和職責，與流程互動並做出恰當的回應。相關負責人在存取資料時，當下所互動的資料必須正確無誤，否則他們會根據過時的資訊進行假設而做出回應，可能造成並散佈代價高昂的錯誤。

工程變更管理工作流程為何？

我們在此以視覺化方式，呈現典型 ECM 流程中各個階段和元素，以及階段和元素之間的關係。工程變更單工作流程包含變更通知與變更任務，通常是在已調查變更請求、提交變更提案並完成分析活動後，由工程師啟動流程。

分析活動會產生詳細的問題說明，分析結果則會判斷問題成因 (列於變更調查中) 或提出問題修正方式 (列於變更提案中)。分析活動也可能會找出可能造成問題，或需要按照所提議解決方案進行變更的相關物件。

使用 PLM 進行工程變更管理

將產品生命週期管理 (PLM) 原則、流程和工具套用到 ECM，可有效達成這裡討論的 ECM 特定目標。但如果確實將 ECM 整合到透過 PLM 打造的全企業 Digital Thread 中，也能讓工程以外的領域享有這種方法帶來的價值。同時運用 PLM 和 ECM，將能使各部門均獲得重大成果，特定產品和企業整體的成功即有賴於此；這些成果包括：  

• 設定簡便的變更流程，可按照業務需求進行擴充
• 彈性的工作流程，將適合的任務分派給適當的使用者
• 簡化與變更互動的方式
• 符合不同角色的特定需求、容易理解的審核內容
• 改善變更驗證以確保遵守業務規則
• 可進行大規模更新，設定生失效並規劃替代方案
• 完整、正確又快速的變更結果回報機制

PLM 帶來的這些成果能在企業層級提供生產力、可見度、治理和整體企業價值方面的好處。 

• 由於整個企業都能輕鬆參與變更流程，生產力也會獲得提升。
• 可見度獲得改善，因此主要/輔助團隊和參與者能夠了解、評估及因應計畫變更的影響。
• 因為整個企業的決策速度加快、決策品質提升，而使治理獲得強化。
• 透過更良好的變更分析減少廢料和重工，直接實現企業價值。

請觀看這段影片，了解在 Windchill 中進行變更管理的過程：

總而言之，工程變更管理工作模式是大幅提高效率或克服昂貴工程瓶頸的好機會。成功有賴於維持敏捷性，也就是快速、正確地評估與導入變更，並將變更工業化，同時納入所有適當相關負責人的意見。

在產品生命週期管理中納入 ECM 策略能提升敏捷性，並在工程開發週期和整個企業內部做出能帶來利潤的改善。