什麼是資料孤島，又該如何避免？
編者備註：這篇部落格文章原本於 2022 年 10 月發布，後於 2023 年 11 月更新，加入新資訊。
什麼是資料孤島？
提到「孤島」這個詞，您腦中或許會浮現一個充滿自然資源但與世隔絕的島嶼；資料孤島的意義其實也相去不遠，雖然比較抽象，不過實際上就是指某個團隊所擁有的孤立資料存放庫，無法供組織內其他人員使用。這些資料通常存放在與其他資料集不相容的相異系統中，很難供其他團隊存取並據此進行協同合作，因而破壞了加速產品生命週期流程的潛力。
資料孤島與資訊孤島的比較
資訊孤島和資料孤島這兩個詞有時會互換使用，但其實兩者稍有不同。資料孤島主要指技術上面臨的挑戰，亦即因系統不相容而無法存取資料；資訊孤島則是因有人刻意隔離資料而造成。不同團隊可能會因為各種理由，認為必須將資料保留在自己的孤島上，例如擔心安全性風險，或者認為不需要提供資訊存取權。
為什麼資料孤島會造成問題？
企業全體人員的協同合作首重公開透明和連結性。資料孤島不僅會隔離資訊，也會使創新和團隊合作窒礙難行。進行決策時，由於各部門需要確認可能對自己的工作帶來哪些影響，所以不論大小決策都必定會受到延遲。更別提相容性、品質控管和客戶滿意度，一旦碰上資料孤島，要達成目標就有如逆流而上，耗時耗力。
資料孤島會帶來哪些不利影響？
資料平台及流程重複
產品開發流程中的所有團隊通常會共用相同的資料，這聽起來好像很理所當然，不過當資料集無法存取且不相容，團隊就會將資料複製到自己的系統中，這不只會妨礙協同合作，也讓各團隊面臨資料不一致、過時、不正確的風險，可能拖垮全體生產力。重複的資料也會占據珍貴的資料儲存空間，而組織為了保存這些重複資料，還必須消耗額外 IT 資源。
使用者間的協同合作減少
如果設計工程師和製造工程師分別針對自己的工作流程，使用兩套不同的資料管理系統，為了協作而共用資料時就不免會碰壁。若設計工程師進行的變更無法傳達給下游，隨之而來的一連串問題就是產品品質下降，以及上市時程變慢。
生產力停滯
孤立資料最終會使生產力降低。團隊內的使用者在尋找另一個孤島中的資料時，必須先經過搜尋、提出要求、獲得資料取得授權等程序，才能開始管理資料。將一項單純的工作變得繁冗複雜，必定會拖慢生產力，並且白白浪費原本應該用於善加利用資料的時間。
安全性與法規遵循風險
若由個別團隊分開管理資料，有很高的機率會出現資料外洩的風險。由於組織沒有集中式系統，也就沒有能夠管理整體安全性的特別團隊，更不可能制定對抗威脅的行動計畫。此外，資料孤島也會使公司面臨無法遵循資料隱私權和保護法規的危機。
資料集不完整
由於資料孤島的存在，組織內到處充斥著不完整的資料集。這代表當一個部門收集了與某項作業相關的資料，但沒有與大家共用，另一個部門就會使用不完整的資料集。這樣的行為也會造成資料冗餘和資料控管惡化。
資料不一致
資料孤島會產生資料冗餘，並導致許多資料不一致的情況。由於版本控制問題或缺乏標準化，各個部門可能會使用相同資料的不同版本進行作業，或許還會採用不同的資料定義，或者在手動輸入資料時加入錯誤的內容。這也使資料完整性變得不可信賴，因為資料孤島往往不具備足夠資源，能夠驗證資料或將資料內容調整為一致。
各部門的孤島思維
孤島思維是指組織內不同團隊分開獨立作業，幾乎不進行跨部門溝通和協作。部門的孤島思維通常源自於資料孤島的存在，因為這兩個概念息息相關。部門間缺乏交流，會造成溝通障礙和優先事項分歧的情況，最終打造出充滿競爭對立的環境；主要部門會想保護自己的資料，而非為達成共同目標而共用資料。
資料孤島是如何產生的？
舊式 (老舊) IT 基礎架構
科技以難以想像的速度在進化，部分組織所採用的傳統系統已落後於時代的腳步。舊式 IT 基礎架構是過時的系統，缺乏連結性以及與較新技術整合的能力。公司會仰賴舊版系統，通常是因為較熟悉操作方法、方便、符合自身需求，或者技術運作還沒有發生問題 (所以不需要修正！)。不過，這類基礎架構就如同緩慢漏水的水管，製造商往往沒能注意到平時發生的問題，等到事態已經一發不可收拾，才驚覺為時已晚。在這種情況下，正是由於這些過時技術缺乏連結，才造成團隊之間的隔閡和資料孤島。
IT 策略與技術部署
IT 策略與技術部署的宗旨通常是提升組織效率，但也可能成為資料孤島的主要形成原因。量身打造的技術解決方案或許能滿足一個環境的特定需求，但往往無法完全整合至現有的資料工具。使用無法與新資料解決方案緊密配合的舊式系統時，也會發生這種狀況。最後，如果對新系統的上線訓練不夠充分，組織內的一些員工可能會回頭採用自己較為熟悉的舊技術。
公司成長
資料孤島可能發生於任何公司，但較常見於經過快速成長或收購的大型組織。在成長過程中，由於將高效工作流程視為優先要務，員工自然而然會組成各自處理專門事務的不同團隊。當這些團隊因組織缺乏集中式平台，而開始制定自己的資料管理方式，就會開始出現問題。很快地，需要在產品生命週期內溝通交流和共用資料的團隊，就會因彼此的系統相異而窒礙難行。
組織架構
在階層式組織架構中，各個單位為了自主營運，常在未能全面掌握組織資料概況的情況下，分別收集並管理資料，因而形成資料孤島。這類公司面臨的問題，一樣是因不同部門使用互不連結的相異資料系統，最終妨礙了整個企業的資訊流通。
企業文化與原則
若組織一再強調個別部門的成就勝於組織目標，員工或許就會將保護自己部門的資料和資源視為優先要務。無法將開放溝通和協同合作視為優先要務的公司文化，想在資料管理方面獲得成功談何容易。
如何辨別資料孤島？
首先，檢查資料架構和工作模式，例如哪些資料會限制其他部門和系統存取。假如發現大相徑庭或單位自行管理的資料庫、部門間鮮少共用資料、收集了冗餘資料，以及資料格式或定義不一致，通常就代表有資料孤島。此外，如果組織發現難以即時全面掌握組織運作狀態，大概也代表內部有資料孤島。請考慮執行詳盡的資料稽核，並參與跨部門交流，才能有效解決資料孤島的問題。
消除資料孤島的 4 種方式
整合資料管理系統
若想消除資料孤島，就必須整合當下使用的多種資料管理系統。將使用者的意見納入考量，有助於建立讓全體員工有良好觀感的 Digital Thread，也能讓組織全體受益。
針對資料協同合作制定治理模式
建立資料治理模式可避免資料孤島再次出現，也能促進協同合作。架構應大致說明貴組織收集、儲存和使用資料的方式。制定規則和流程可保障隱私權和確保法規遵循，同時將安全性風險降到最低。
善用整合功能
如同整合資料管理系統一般，貴組織務必要連結其他產品開發及業務系統，讓整個生態系統在運作時擁有相同的最新產品資訊，而使用者不需要再從事繁瑣且容易出錯的資料輸入作業。
改變文化
如果組織內所有使用者都抗拒改變，且堅持使用目前的系統，那麼轉換至 Digital Thread 的舉措就會變成一項挑戰，而非機會。想要緩和使用者的抵抗心理，您可以讓他們一同參與轉變過程，收集員工對理想整合式資料管理系統的意見。此外，選定解決方案以後，務必要針對新系統提供適當的指導和訓練。
使用 Digital Thread 消除資料孤島
現在您已經了解資料孤島是什麼，以及可能造成哪些問題，接下來您或許會想知道消除資料孤島的最佳辦法。消除資料孤島時，必須在整個產品生命週期中建立 Digital Thread。Digital Thread 能打造通用資料存取管道，促成組織所需的一致性和協同合作。為了做到這一點，您必須建立產品生命週期管理 (PLM) 作為 Digital Thread 的基礎，以便在重要系統之間創造順暢的資訊流。ThingWorx Navigate 是一款功能強大的 PLM 工具，能夠將資料無縫整合至單一平台。這款軟體能透過簡單的產品資料存取通道，將資料輕鬆轉換至 Digital Thread、達成資料普及化，並提供彈性部署選項。
Windchill 是 PTC 的 PLM 解決方案，提供面面俱到且立即可用的功能，可輕鬆與物聯網和 ERP 等其他企業系統整合。這款軟體經過最佳化處理，可透過高度自動化技術和互容操作性協助龐大企業進行跨部門設定管理，包括安全協同合作、簡化升級，以及用於管理大規模資料的現代架構，藉此引導使用者管理更多專案，縮短前置期，並減少與品質無關的成本。
總結
資料孤島會降低生產力、導致不必要的錯誤產生、孤立使用者，並使資料隱私權陷入風險。建立支援 PLM 的 Digital Thread 非常重要，能夠促進資料普及化，讓使用者更加密切地合作。使用 Digital Thread 消除資料孤島後，貴組織便能因工作流程簡化、產品品質提升等成效而獲益。