Was ist ein Enterprise Collaboration System?

Dieser Blog wurde gemeinsam mit Claire Cavanaugh verfasst.

Was ist Enterprise Collaboration?

Lösungen und Technologien für die Zusammenarbeit in Unternehmen werden eingesetzt, um die Zusammenarbeit von Teams und den Informationsaustausch zu verbessern. Unternehmen nutzen diese Lösungen, weil sie einen direkten Weg zu mehr Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter bieten. Diese Lösungen können Messaging, Wissenstransfer, Datenaustausch und Transparenz umfassen. Diese Tools beseitigen Silos, die traditionell die Zusammenarbeit verschiedener Teams und Rollen verhindern, und stärken die Rückkopplungsschleifen zwischen Entwicklung, Fertigung und Service.

Was ist ein Enterprise Collaboration System?

Wie in vielen anderen Bereichen ist auch in der modernen Fertigung die Zusammenarbeit unerlässlich. Dank einer großen und ständig wachsenden Anzahl von Tools ist eine flüssige und transparente Kommunikation innerhalb einer bestimmten Disziplin - z. B. der Konstruktion - ein ziemlich einfaches Unterfangen. Die Mitglieder des Konstruktionsteams, die in der Regel mit einem gemeinsamen Tool oder einem System von Tools arbeiten, können Änderungen nahtlos erfassen, verfolgen und darauf reagieren.

Die Herausforderung entsteht, wenn die Zusammenarbeit über das Ingenieurteam hinaus und unternehmensweit erforderlich ist, da die Beteiligten unterschiedliche Tools und Datentypen verwenden und möglicherweise keinen Zugang zu den Hauptsystemen haben, auf die sich die Ingenieure verlassen, um Informationen auf dem neuesten Stand zu halten und alle auf dem Laufenden zu halten. Personen mit so unterschiedlichen Funktionen wie Vertrieb, Fertigung, Qualität und sogar Marketing - ganz zu schweigen von der erweiterten Lieferkette und sogar den Aufsichtsbehörden - benötigen Zugang zu Änderungsinformationen, die ebenso aktuell und genau sind. Ein Enterprise Collaboration System (ECS) beseitigt die Kommunikationsbarrieren, die durch die Trennung von Menschen, Tools und Systemen entstehen.

Die Entwicklung der Zusammenarbeit in Unternehmen

Die digitale Transformation hat nicht nur die Art und Weise der Zusammenarbeit verändert, sondern auch die technologischen Fähigkeiten, die für eine effektive Zusammenarbeit zwischen Fertigung und Entwicklung über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg erforderlich sind. Dazu gehören:

Bedarf an Flexibilität

Von der Entwicklung über die Produktion bis hin zur Inspektion benötigen Hersteller flexible Lösungen, die es ihnen ermöglichen, jederzeit und an jedem Ort zusammenzuarbeiten - sei es in derselben Anlage oder an mehreren Standorten.

Inhaltliche Schwerpunkte

Arbeitsanweisungen und Schulungen sind für die Zusammenarbeit im Unternehmen am effektivsten, wenn sie durch visuelle Anleitungen im Kontext, Echtzeit-Warnungen zu Geräten und detaillierte Inhalte aus der Sicht eines Experten ergänzt werden.

Leicht zugänglich

Zu den herkömmlichen Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen gehören Telefongespräche mit Experten, die Nutzung von Papierunterlagen für Schulungen und Anleitungen am Arbeitsplatz sowie die Interpretation von Erkenntnissen aus isolierten Daten. Diese Methoden sind nicht nur veraltet, sondern es mangelt ihnen auch an Zugänglichkeit. Bei der Suche nach Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen achten führende Hersteller auf Funktionen wie Remote-Zusammenarbeit, 3D-Arbeitsanweisungen und umfassende Dashboards mit Datenkonnektivität, auf die Mitarbeiter vor Ort und Stakeholder von ihrem Mobilgerät oder Tablet aus zugreifen können.

Was sind die Vorteile von Enterprise Collaboration Systemen?

Ein gut implementiertes System zur Verbesserung der unternehmensweiten Zusammenarbeit bietet eine Vielzahl spezifischer, gezielter Vorteile, die insgesamt die Produktivität und Rentabilität steigern.

Verbessert die Kommunikation

Dreh- und Angelpunkt jeder Initiative zur unternehmensweiten Zusammenarbeit ist die nahtlose, Echtzeit- und funktionsübergreifende Kommunikation über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg. Moderne Hersteller, insbesondere von komplexen, variablen Produkten, setzen viele Disziplinen in ihren Entwicklungs- und Produktionsprozessen ein. Darüber hinaus erstreckt sich der physische und intellektuelle Input für das Endprodukt oft über eine ausgedehnte Lieferkette, die mehrere Regionen und Sprachen umfasst.

Enterprise-Collaboration-Systeme helfen einem Unternehmen, die Kommunikationssilos zu überwinden, die durch diese Prozesskomplexität entstehen. Wenn jeder Beteiligte Zugang zu präzisen, aktuellen Anweisungen und Produktdaten hat, die aktuell und in der Sprache oder dem Format verfügbar sind, das er oder sie benötigt, werden die End-to-End-Prozesse im Produktmanagement kohärenter. Die Risiken und Kosten von Nacharbeiten werden gemindert, und Innovationen können sich ungestört von ungenauen oder veralteten Daten entfalten.

Die Arbeit wird straffer gestaltet

Die durch ein unternehmensweites Kollaborationssystem verbesserte Kommunikation beschleunigt auch die Arbeitsabläufe und kann die Zeit bis zur Markteinführung verkürzen. Im Laufe des Lebenszyklus eines Produkts profitiert das Unternehmen von einer verbesserten Qualität der Entscheidungsfindung und der Sicherheit, mit der diese Entscheidungen getroffen werden. Durch den Selbstbedienungszugriff auf Produktdaten erhält der Mitarbeiter die benötigten Informationen, wann, wo und in dem Format, in dem sie benötigt werden. Dies beseitigt Informationsprobleme und strafft die Arbeit, indem Produktdaten innerhalb der Community, die den Produktlebenszyklus verwaltet, vollständig "demokratisiert" werden.

Der Zugriff auf kontextbezogene Arbeitsanweisungen, die von Experten erstellt wurden, stellt sicher, dass die Mitarbeiter vor Ort immer über die aktuellen Informationen verfügen, die sie benötigen, und beseitigt Ineffizienzen, die üblicherweise mit papierbasierten Anweisungen verbunden sind. Durch den unternehmensweiten Zugriff auf Live-Produktdaten wird auch die Transparenz verbessert und die Trennung zwischen Entwicklungs- und Fertigungsteams und Mitarbeitern vor Ort aufgehoben.

Schützt und verbessert die Qualität

Ein weiterer Vorteil von Systemen für die Zusammenarbeit in Unternehmen ist ihre Rolle beim Schutz und bei der Verbesserung der Produktqualität. Die Rolle der Qualität im Unternehmen hat sich in den letzten Jahrzehnten rasant entwickelt und ist heute ein wichtiges Anliegen in der gesamten Wertschöpfungskette - insbesondere in Anbetracht der immer strengeren gesetzlichen Vorschriften. Bei komplexen Produkten sind tausend Änderungen allein in der Konstruktionsphase keine Seltenheit, und wenn sie erst einmal im Entwicklungsprozess sind, können täglich Änderungen auftreten.

Da der Zugriff auf die Produktdaten mit einem Kollaborationssystem sofort möglich ist und die Daten, auf die zugegriffen wird, vertrauenswürdig sind, kann jedes Qualitätsproblem markiert und an einen Qualitätsingenieur weitergeleitet werden, der sofort handeln und eine schnelle Lösung finden kann. Collaboration-Systeme verbessern die Zuverlässigkeit von Inline- oder End-of-Line-Inspektionen - wenn es entscheidend ist, dass Mitarbeiter vor Ort Qualitätsprobleme erkennen, bevor sie das Werk verlassen. Je weniger Qualitätsprobleme auftreten und je schneller und effektiver sie behoben werden, desto besser für das Unternehmen und seinen wertvollen Markenruf.

Fördert die Innovation

Eine bessere Zusammenarbeit schafft mehr Möglichkeiten zur Verbesserung in anderen Bereichen. Wenn jeder in der Fertigungsorganisation Zugang zu den Tools, Ressourcen und Informationen hat, die er für die Zusammenarbeit benötigt, kann er sich auf Innovation und kontinuierliche Verbesserung konzentrieren. Und durch die Beschleunigung der Produktion sorgt eine verbesserte Zusammenarbeit dafür, dass die Hersteller als erste mit Innovationen auf den Markt kommen.

Arten von Enterprise-Collaboration-Systemen

Obwohl ein vollständig realisiertes Enterprise Collaboration System die Beteiligten im Kontext ihrer Rollen innerhalb des Unternehmens und darüber hinaus - einschließlich Partnern, Regulierungsbehörden und anderen - berücksichtigt, kann es funktionell sinnvoll sein, interne und externe Elemente getrennt zu erkennen. Dies ermöglicht unter anderem die Berücksichtigung von geistigem Eigentum und IT-Sicherheitsbelangen.

Interne Enterprise Collaboration

Die unternehmensinterne Zusammenarbeit, wie der Name schon sagt, harmonisiert die Produktentwicklung, die Fertigung und die Servicefunktionen innerhalb des Unternehmens. Entscheidungen über unternehmensweite Standards und Geschäftssysteme können genutzt werden, um die Produktivität innerhalb dieser spezifischen Systeme so weit wie möglich zu optimieren. Die unternehmensinterne Zusammenarbeit hilft den Herstellern auch, ihre Produktivität innerhalb bestimmter Systeme und innerhalb der Belegschaft zu optimieren. Darüber hinaus können die Maßnahmen zum Schutz der Geschäftsgeheimnisse und anderer geistiger Eigentumsrechte eines Unternehmens maximiert werden, wenn das Unternehmen die Mechanismen der Zusammenarbeit vollständig kontrolliert.

Externe Enterprise Collaboration

Wie bereits hervorgehoben wurde, umfasst der gesamte Produktlebenszyklus jedoch Beiträge von vielen Stellen, die formal gesehen außerhalb des Unternehmens liegen. Dazu gehören Materiallieferanten, Komponentenlieferanten und andere Partner, die physisch zur Materialliste des Produkts beitragen. Neben diesen direkten Mitwirkenden benötigen auch andere externe Stakeholder wie Aufsichtsbehörden und Kunden einen kontextgerechten Zugang zu Daten, Arbeitsanweisungen und SOPs, die ihren jeweiligen Rollen und Befugnissen entsprechen. Die richtige unternehmensweite Zusammenarbeit kann interne und externe Stakeholder im Rahmen eines Governance-Modells einbeziehen, das einen angemessenen Zugang und die notwendigen Einschränkungen für alle Prozessbeteiligten vorsieht.

Was sind die Merkmale eines Enterprise Collaboration Systems?

Nach der Beschreibung des Bedarfs, der Vorteile und der Probleme, die durch ein Enterprise Collaboration System auf Unternehmensebene gelöst werden können, sind einige spezifische Merkmale zu diskutieren.

Produktentwicklung

Die moderne Produktentwicklung erfordert, wie wir hier bereits ausführlich erörtert haben, Inputs und Zugriff auf eine Vielzahl interner und externer Inputs. Ein unternehmensweites Kollaborationssystem bietet eine zentrale Kommunikationsinfrastruktur mit reibungslosen oder reibungsarmen Verbindungen zwischen allen Beteiligten. Das Ergebnis ist ein effizienterer Produktentwicklungsprozess, der Innovationen fördert, indem er die Kosten und Risiken der teaminternen und -übergreifenden Zusammenarbeit vom Konzept bis zum fertigen Produkt eliminiert.

Workflow-Automatisierung

Untersuchungen zeigen, dass Ingenieure im Durchschnitt zwei bis drei Tage auf aktualisierte Entwürfe von Partnern innerhalb oder außerhalb des Unternehmens warten. Das Herzstück eines Systems für die Zusammenarbeit in Unternehmen ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen, sowohl innerhalb von Teams als auch über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Vorteile der Automatisierung sind vielfältig und umfassen die Beseitigung einfacher menschlicher Fehler, die Verringerung der damit verbundenen Qualitätsrisiken, die minutengenaue Aktualität der Produktdaten und natürlich die allgemeine Geschwindigkeit.

Austausch von Dateien

Die Funktionen zur Workflow-Automatisierung werden durch die modernen und flexiblen File-Sharing-Funktionen eines Enterprise Collaboration Systems ergänzt und erweitert. Ausgehend von zentralen oder gut integrierten Daten-Repositories stellen diese Funktionen Teammitgliedern, OEMs, Kunden und Fertigungspartnern die richtigen Produktdaten in der richtigen Form zur Verfügung, wann und wo sie diese benötigen. Die globale Sichtbarkeit von Konstruktions- und Änderungsinformationen, die durch diese File-Sharing-Funktionen ermöglicht wird, trägt dazu bei, dass die Produkte gemäß den Spezifikationen gebaut und rechtzeitig und innerhalb des Budgets geliefert werden. Unternehmensweite Transparenz ist die Grundlage und das Ziel der Zusammenarbeit. Alle Lösungen, die Hersteller einsetzen, sollten unternehmensweit skalierbar sein und die Zusammenarbeit für alle beteiligten Teams mit klaren KPIs für jede Gruppe straffen.

Arbeitsanweisungen

Detaillierte digitale Arbeitsanweisungen werden mit Hilfe von Expertenwissen erstellt und können leicht an die Mitarbeiter weitergegeben werden. Die Arbeitsanweisungen werden durch den Zugriff auf vorhandene CAD-Daten und Teileinformationen aus PLM-Systemen verbessert und präziser gestaltet. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter immer mit denselben aktuellen Informationen arbeiten, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Remote-Assistance

Remote-Assistance ermöglicht es Mitarbeitern vor Ort, mit Experten in Echtzeit an einer gemeinsamen Ansicht zusammenzuarbeiten. Die Zusammenarbeit mit Hilfe von Bildern und Anmerkungen (anstelle eines herkömmlichen Telefonats) ist besonders bei komplizierten, mehrstufigen Aufgaben hilfreich. Auch für die Kunden bietet die Fernunterstützung wertvolle Vorteile: Sie können sofort auf Experten zugreifen und Ausfallzeiten vermeiden.

Live IoT-Daten

Live-Daten aus dem Internet der Dinge (IoT), auf die über ein einziges Dashboard zugegriffen werden kann, bieten unschätzbare Einblicke in die Anlagen, die Teammitglieder im gesamten Unternehmen für die Zusammenarbeit nutzen können. Durch die Kombination von Daten aus verschiedenen Produktionsquellen haben Mitarbeiter vor Ort eine nahtlose bidirektionale Interaktion mit allen Daten, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Auf diese Weise können die Teams in der Fertigung die Arbeitsproduktivität und Flexibilität erhöhen und gleichzeitig die Kosten für Qualität und Konformitätsabweichungen senken.

Herausforderungen, die eine Zusammenarbeit im Unternehmen verhindern

Getrennte Segmente

Silo-Teams können ohne gemeinsamen Zugriff auf Tools, Ressourcen und Informationen Schwierigkeiten haben, zusammenzuarbeiten, kritische Feedbackschleifen zu fördern und Designänderungen zu kommunizieren. Führende Unternehmen in der Fertigung sollten ihre unzusammenhängenden Segmente als Anwendungsfall für Technologien betrachten, die die Belegschaft miteinander verbinden.

Silo-Daten

Ebenso deuten Datensilos darauf hin, dass nicht jeder mit denselben Informationen arbeitet. Dies beeinträchtigt die Transparenz und die Kommunikation, was die Zusammenarbeit erschwert oder sogar unmöglich macht - und Altsysteme können diese Probleme noch verschärfen. Dies kann auch zu Misstrauen gegenüber den verfügbaren Daten führen, was wiederum Ad-hoc-Entscheidungen in der Fertigung zur Folge haben kann, die nicht dokumentiert sind und im Laufe der Zeit die Komplexität erhöhen und die Qualität und Effizienz verringern.

Veraltete Tools

Veraltete Anweisungen und uneinheitliche Systeme erschweren nicht nur die Zusammenarbeit. Sie können die Zusammenarbeit sogar behindern, indem sie den Mitarbeitern veraltete Informationen liefern und sie zwingen, Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen zu verschwenden.

Keine unternehmensweite Strategie für die Zusammenarbeit

Bei der Planung einer unternehmensweiten Strategie für die Zusammenarbeit ist es wichtig, alle relevanten Teams einzubeziehen, damit sie ihren Beitrag leisten und sich abstimmen können. Strategien, die in Silos entwickelt werden, können die Zusammenarbeit im Unternehmen nicht fördern.

Mangelnde Überwachung und Kontrolle

Ohne Tools zur Verfolgung und Überwachung der Anlagenleistung besteht die Gefahr, dass sich die Mitarbeiter vor Ort auf veraltete oder isolierte Informationen verlassen, was die Zusammenarbeit behindert.

Wie implementiert man ein Enterprise Collaboration System?

Die Implementierung eines erfolgreichen Enterprise Collaboration Systems beginnt, wie bei jedem komplexen technologischen Vorhaben, mit der richtigen Strategie. Eine sorgfältige, unternehmensübergreifende Katalogisierung und Priorisierung der aktuellen Probleme - Stolpersteine, suboptimale Umgehungslösungen und systembedingte Verzögerungen - ermöglicht es dem Unternehmen, klare und einvernehmlich festgelegte Ziele für die Implementierung zu entwickeln.

Als Nächstes folgt die Auswahl eines Systems, das nicht nur leistungsfähig und umfassend genug sein muss, um die im vorherigen Schritt identifizierten Probleme zu lösen, sondern auch für alle Beteiligten zugänglich und einfach zu bedienen sein muss.

Nachdem die Ziele festgelegt und ein System ausgewählt wurde, muss der Implementierungsplan die Belegschaft und alle anderen Beteiligten umfassend informieren - nicht nur über das, was bereits geschehen ist, sondern auch darüber, was zu erwarten ist und wann. Die Schulung muss gründlich sein und sollte auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten der einzelnen Rollen, die mit dem System interagieren sollen, abgestimmt sein. Das Vertrauen in das System ist eine Grundvoraussetzung für dessen effektive Einführung.

Schließlich ist die Einführung eines Enterprise Collaboration Systems ein fortlaufender Prozess und kein einmaliger Zeitpunkt. Während der Implementierung müssen die Auswirkungen auf die in der Strategiephase identifizierten Zielprobleme oder -chancen verfolgt und gemessen werden, nicht nur, um die Systemfunktionalität mit zunehmender Reife zu optimieren, sondern auch, um die Rentabilität des investierten Geldes, der Zeit, der Ressourcen und des Aufwands zu bewerten. Eine sorgfältige Investition in das richtige Kollaborationssystem, das im Rahmen einer strategiebasierten, zügigen Implementierung eingesetzt wird, kann Vorteile bringen, die sich in einer höheren Produktivität, solideren Finanzergebnissen und einem stärkeren Wettbewerbsvorteil niederschlagen.

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