Normas complementarias: Declaración de confidencialidad sobre participantes en procesos de selección

En relación con su solicitud, recopilaremos, almacenaremos y usaremos un conjunto de información sobre usted. Este conjunto incluye:

• la información que haya proporcionado en su currículum y/o en su carta de presentación y su solicitud, como su nombre, su título, su dirección y sus datos de contacto, lo que incluye su dirección de correo electrónico y su número de teléfono, su fecha de nacimiento y su sexo, además de detalles de sus cualificaciones, sus competencias, su experiencia y su historial laboral;
• información sobre su derecho a trabajar en el país en el que desarrollará el puesto para el que ha presentado la solicitud;
• toda la información que nos proporcione durante una entrevista;
• resultados de evaluaciones de competencias y su aptitud; e
• información sobre la remuneración.

En los casos en los que se haya acordado que los gastos en los que haya incurrido al asistir a la entrevista serán reembolsados, le pediremos algunos datos financieros para poder efectuar el reembolso.

También podemos recopilar y tratar las siguientes “categorías especiales” de información personal más confidencial en el caso de que nos la facilite:

• información para la supervisión de la igualdad de oportunidades, incluida la relativa a su origen étnico, su orientación sexual, su salud y su religión o sus creencias; e
• información sobre discapacidades para que podamos hacer ajustes razonables durante el proceso de selección.

Recopilamos esta información de diversas formas y de distintas fuentes. Como ya se ha indicado, la información personal puede estar contenida en formularios de solicitud o currículums y puede haberse obtenido directamente o a través de un servicio de selección externo o de un foro público en el que usted la haya compartido como parte de su proceso de búsqueda de empleo. También podemos obtener información personal de su pasaporte o de otros documentos de identidad o recopilarla en entrevistas o con otros medios de evaluación, como un examen en línea.

Cuando sea necesario verificar una referencia o sus antecedentes, también solicitaremos información personal sobre usted a terceros. Las verificaciones de antecedentes son realizadas por terceros en nuestro nombre, y le informaremos de que vamos a realizar una verificación de antecedentes y a compartir su ID de correo electrónico con un proveedor de servicios, que se pondrá en contacto con usted directamente. Antes de pedir una referencia o realizar una verificación de antecedentes, se lo notificaremos.

La información personal se almacenará en diversas ubicaciones, como los registros de su solicitud, su fichero personal, el sistema de seguimiento de candidatos, los sistemas de gestión de RR. HH. y otros sistemas de TI (incluido el correo electrónico).

Usaremos la información personal que recopilemos sobre usted para:

• evaluar sus competencias, sus cualificaciones y su idoneidad para el puesto;
• realizar verificaciones de referencias y de antecedentes;
• comunicarnos con usted para informarle sobre el proceso de selección;
• conservar registros relacionados con nuestros procesos de selección; y
• cumplir requisitos legales o normativos.

Usaremos la información personal que nos proporcione para valorar si su solicitud cumple los requisitos necesarios para pasar a la siguiente fase del proceso de selección. Si decidimos ofrecerle el puesto, comprobaremos sus referencias y realizaremos verificaciones de antecedentes antes de confirmar su nombramiento.

Si opta por no proporcionar información que hayamos solicitado y que consideremos necesaria para valorar su solicitud (por ejemplo, pruebas de sus cualificaciones o su historial laboral), su decisión de no proporcionar determinada información afectará a nuestra capacidad de evaluar su idoneidad para el puesto, y es posible que no podamos procesar su solicitud. Por ejemplo, si pedimos referencias para un puesto y no nos facilita los datos pertinentes, no podremos seguir estudiando su solicitud.

Su información se compartirá internamente en PTC para llevar a cabo el proceso de selección. Esto incluye a los miembros de los equipos de personal y captación de talento, los responsables de contratación involucrados en el proceso de selección, los responsables de la división en la que haya una vacante y el personal de TI si necesita acceder a los datos para cumplir con sus funciones. Es posible que también compartamos su información con los responsables de contratación involucrados en los procesos de selección de otros puestos que se ajusten a sus competencias y a su experiencia.

Solo compartiremos sus datos con terceros cuando sea estrictamente necesario para el proceso de selección. Por ejemplo, PTC usa herramientas de evaluación en línea hospedadas por un proveedor de servicios externo y, para algunos puestos, puede ser necesario realizar una verificación de antecedentes, en cuyo caso sus datos de contacto se compartirán con ese proveedor de servicios. Si PTC o usted han estado trabajando con un asesor o un agente especializado en procesos de selección, es posible que se comparta información con él durante el proceso de selección.

Su información se podría compartir con organismos reguladores, organismos gubernamentales, agencias, tribunales o representantes designados por los tribunales en el caso de que estemos obligados a hacerlo para cumplir con nuestras obligaciones legales.

Nos tomamos muy en serio la seguridad de su información. Contamos con normas (como nuestras normas de ciberseguridad) y controles internos para asegurarnos de que sus datos no se pierdan, se destruyan accidentalmente, se usen indebidamente o se revelen, y de que solo nuestros empleados puedan acceder a ellos para llevar a cabo sus responsabilidades. Contamos con procedimientos para gestionar las posibles infracciones de ciberseguridad y, en caso de producirse, se lo notificaremos y lo comunicaremos al regulador competente si estamos legalmente obligados a hacerlo. Por tanto, todos sus datos se almacenarán de forma segura y solo serán tratados por personas que los usen para los fines del proceso de selección ya indicados.

Candidatos seleccionados

Si su solicitud para conseguir un empleo o prestar un servicio tiene éxito, la información personal recopilada durante el proceso de selección se transferirá a nuestro Sistema de gestión de empleados, se conservará el tiempo que dure el empleo y se destruirá una vez que este finalice conforme a nuestras Normas de conservación de datos de los empleados.

Candidatos no seleccionados

Si su solicitud para conseguir un empleo o prestar un servicio no tiene éxito, conservaremos su información 6 meses tras la finalización del proceso de selección, a menos que sea necesario un periodo de conservación más largo para cumplir nuestras obligaciones legales o para presentar reclamaciones legales o defendernos ante ellas (con arreglo a las obligaciones legales o las normativas que exijan conservar la información durante un periodo más largo). Es posible que le preguntemos si desea que su información se conserve durante más tiempo para que PTC pueda mantenerse en contacto con usted y pueda evaluar su idoneidad para otros puestos en PTC. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento y PTC eliminará su información personal de nuestros sistemas, salvo que estemos obligados a conservarla por motivos legales.

La toma de decisiones automatizada no forma parte del proceso de selección de PTC.

PTC es una multinacional y, por tanto, es posible que se acceda a la información personal desde cualquier lugar del mundo. Si se comunica electrónicamente con nosotros, algunas comunicaciones darán lugar necesariamente a una transferencia de información que atravesará fronteras internacionales. Del mismo modo, al comunicarse electrónicamente con nosotros, el tratamiento de su información personal se puede realizar en un país distinto de su país de residencia. La transferencia de información personal entre filiales de PTC está regulada por un Acuerdo de transferencia internacional de datos, basado en las cláusulas del Modelo estándar de la UE.

Hay diversas bases legales en las que PTC puede ampararse para tratar su información personal (en el marco de determinadas leyes de protección de datos, como el RGPD de la UE):

• Necesitamos tratar su información personal para decidir si debemos celebrar un contrato laboral o de prestación de servicios con usted.
• También tenemos un interés legítimo en tratar su información personal durante el proceso de selección y para mantener registros del proceso. El tratamiento de sus datos nos permite gestionar el proceso de selección, evaluar y confirmar su idoneidad para el puesto y decidir a quién debemos ofrecerle un empleo. Es posible que también tengamos que tratar los datos facilitados por usted para responder a reclamaciones legales y defendernos de ellas.
• En algunos casos, necesitamos tratar los datos para cumplir nuestras obligaciones legales. Por ejemplo, en el caso de que sea seleccionado, estamos obligados a comprobar que cumple los requisitos para trabajar en el país en el que se encuentra el puesto para el que ha presentado su candidatura antes de que se incorpore a él.
• Tratamos la información médica para valorar si tenemos que realizar ajustes razonables durante el proceso de selección, por ejemplo, si es necesario realizar algún ajuste durante un examen o una entrevista con arreglo a nuestras obligaciones en el marco de la legislación laboral, de la Seguridad Social y de protección social.
• Tratamos la información relativa a su origen étnico, su orientación sexual, su salud o su religión o sus creencias para garantizar la igualdad de oportunidades e informar sobre ella y para cumplir los requisitos legales y las normativas aplicables. Los datos usados por la empresa para estos fines se recopilarán de forma anonimizada. Los candidatos tienen total libertad para decidir si desean proporcionar esa información y su solicitud no se verá afectada de ninguna forma.

En algunas circunstancias, si reside en determinadas jurisdicciones, puede ejercer los derechos que le amparan en el marco de las leyes de protección de datos aplicables. Consulte la sección 12 de la Declaración de confidencialidad de PTC para obtener más información sobre sus derechos y sobre la forma de ejercerlos.

La información que nos proporcione puede ser recopilada, transferida y almacenada en diversos lugares, como Estados Unidos, Asia, el Espacio Económico Europeo (EEE) u otras ubicaciones. Al enviar su información personal, expresa su conformidad con estos procesos de transferencia, almacenamiento y tratamiento. La transferencia de información personal desde el EEE, el Reino Unido y Suiza está regulada por un Acuerdo de transferencia internacional de datos basado en las cláusulas del Modelo estándar de la UE suscrito entre las subsidiarias de PTC en el EEE, el Reino Unido y Suiza, y sus filiales con sede en países no pertenecientes a la UE, Estados Unidos y Suiza.

Usted es responsable de la precisión de toda la información personal que nos proporcione. Asegúrese de actualizar su información personal lo antes posible si cambia o deja de ser exacta.

No compartimos su información personal con terceros, salvo en los casos siguientes: compartimos su información en PTC y sus filiales, con independencia de la ubicación en la que estas se encuentren. También podemos compartir su información con terceros que traten los datos en nuestro nombre para los fines descritos en estas normas. Asimismo, podemos compartir su información como exija la ley o con el fin de proteger o ejercer nuestros derechos legales o los derechos legales de terceros; por ejemplo, sin limitación, en relación con las solicitudes de los cuerpos de seguridad y en relación con procesos judiciales. Podemos compartir o transferir su información en relación con un proceso potencial o efectivo de venta, fusión, transferencia o reorganización de la totalidad o parte de nuestra empresa. Por último, también podemos compartir su información personal en los casos en los que usted nos haya dado permiso para hacerlo.

Las transmisiones a través de Internet nunca son totalmente seguras ni están completamente libres de errores. No obstante, adoptamos medidas razonables para proteger su información personal frente a la pérdida, el uso indebido y el acceso, la revelación, la alteración y la destrucción no autorizados. Visite el Centro de confianza de PTC para obtener más información acerca de las prácticas de ciberseguridad de PTC.

Nos reservamos el derecho de modificar estas normas cada cierto tiempo a nuestra entera discreción. Le notificaremos que se han realizado cambios indicando en las normas la fecha de la última actualización. Al usar el servicio, suscribe la versión de estas normas publicada en la aplicación en ese momento.

Si tiene preguntas o dudas relacionadas con nuestro uso de su información personal o con esta Declaración de confidencialidad, contacte con nosotros usando los siguientes datos:

The Global Data Privacy Officer
PTC Inc.
121 Seaport Boulevard, Boston MA 02201
Attn: Compliance Department – Privacy
o
dataprivacy@ptc.com
o
www.ptc.com/opendoor
Los números de teléfono de contacto internacionales están disponibles en el sitio web OpenDoor de PTC.