Der technische Change Management Prozess im Überblick

Was ist technisches Change Management?

Engineering Change Management (ECM) oder technisches Change Management in der Fertigung ist zwar ein komplexer Prozess, zielt aber auf ein sehr einfaches Ergebnis ab: die schnelle, effektive und effiziente Reaktion auf Mitteilungen oder Anfragen zu technischen Änderungen. Regulatorische Anforderungen, veränderte Marktnachfrage, Dynamik in der Lieferkette, Entscheidungen von Wettbewerbern und vieles mehr können dazu führen, dass der Entwurf und die Stückliste eines Produkts angepasst werden müssen.

Wie sich das technische Change Management auf den Konstruktionsprozess auswirkt

Gut durchgeführte Change Management-Prozesse sorgen dafür, dass alle Aspekte des Konstruktionsprozesses kalibriert werden. Die Entwürfe müssen an neue Anforderungen angepasst werden, sobald diese identifiziert werden und den gesamten technischen Kontext verändern, selbst wenn die spezifischen Änderungen geringfügig sind. Diese Anpassungen müssen dann im gesamten erweiterten Entwicklungsteam verstanden und entsprechend berücksichtigt werden.

Wie sich das technische Change Management auf nachgelagerte Bereiche auswirkt

Darüber hinaus muss jeder einzelne Hersteller, insbesondere diejenigen, deren Produkte komplex und konfigurierbar sind, die Auswirkungen jeder Änderung im gesamten Unternehmen verwalten - nicht nur innerhalb der Technik. Die vom technischen Change Management betroffenen Prozesse sind in hohem Maße voneinander abhängig und laufen gleichzeitig ab, so dass die Unternehmen sicherstellen müssen, dass alle Beteiligten rechtzeitig genaue Aktualisierungen erhalten. Technische Änderungen können nur über einen robusten Digital Thread in Echtzeit an das gesamte Unternehmen weitergegeben werden.

Technisches Change Management vs. Änderungsantrag vs. Änderungsmitteilung

Während sich das technische Change Management auf ein breites Spektrum von Prozessen und eine spezifische Disziplin bezieht, werden zwei spezifische Prozessinputs verwendet, um Änderungen zu initiieren und zu dokumentieren: der Änderungsantrag und die Änderungsmitteilung. Sie treten oft, aber nicht immer, nacheinander auf, wobei der Antrag, wenn er genehmigt wird, eine Mitteilung auslöst.

Ein Änderungsantrag kann entweder zur Einführung einer Verbesserung eines bestehenden Entwurfs oder als Reaktion auf einen Problembericht erstellt werden. Er beschreibt die Änderungen, die zur Realisierung der Verbesserung oder zur Behebung des festgestellten Problems erforderlich sind. Der Antrag enthält die Informationen, die die Entscheidungsträger im Unternehmen oder in der Technik benötigen, um die vorgeschlagene Änderung durchzuführen oder zu stornieren.

Eine Änderungsmitteilung kann als Reaktion auf einen genehmigten Änderungsantrag herausgegeben werden und genehmigt die zur Durchführung der Änderung erforderlichen Arbeiten. Die Mitteilung kann sich auf einen oder mehrere Änderungsanträge beziehen oder auch ohne Bezug auf einen Änderungsantrag ausgestellt werden, je nach den von den Systemadministratoren festgelegten Berechtigungen.

Phasen des technischen Änderungsprozesses

Wie auch immer initiiert, der technische Änderungsprozess umfasst in der Regel eine Reihe von Stufen oder Kontrollpunkten auf dem Kontinuum von der Änderungsanfrage bis zur Implementierung:

1. Identifizieren und beschreiben Sie das Problem (oder die Chance)

Wenn ein Problem zum ersten Mal wahrgenommen wird, werden die Symptome, die das Problem definieren, aufgezeichnet. Diese können von jedem Beteiligten identifiziert werden: einem internen Mitarbeiter, einem Kunden oder einem Endnutzer. (In ähnlicher Weise können sich auch Verbesserungsmöglichkeiten ergeben, die zwar technisch gesehen keine Probleme darstellen, aber dennoch zur weiteren Prüfung dokumentiert werden).

2. Formalen Wandel vorantreiben

In der nächsten Phase werden die Symptome von geeignetem Personal bewertet und es wird eine formelle Entscheidung getroffen, die Symptome zu untersuchen oder die Verbesserung zu erforschen.

3. Problem Ursache identifizieren

Durch die Untersuchung der dokumentierten Symptome und die Durchführung geeigneter Analysen wird die Grundursache des Problems ermittelt. Diese Arbeit kann die Identifizierung relevanter Konstruktionsänderungen, Teile oder Dokumente beinhalten.

4. Lösung vorschlagen

Nachdem die Grundursache des Problems ermittelt wurde, wird nun eine Vorgehensweise zur Lösung des Problems vorgeschlagen. Wie in der vorherigen Phase kann das Team oder die Person, die eine Lösung vorbereitet, relevante Teile und Dokumente identifizieren, die für die korrekte Durchführung der Änderung erforderlich sind.

5. Lösung implementieren

In der letzten Phase, wenn eine Änderung genehmigt wird, wird die beste Lösung fertiggestellt und implementiert. Im Rahmen der Implementierungsarbeiten ermitteln die Anwender des Änderungsprozesses die erforderlichen Überarbeitungen von Teilen oder Dokumenten, unabhängig davon, ob es sich um alte (d. h. bereits vorhandene Elemente, die eine entsprechende Änderung erfordern) oder neue (d. h. als Reaktion auf den Änderungsprozess neu erstellte Elemente) handelt. In dieser Phase wird die Lösung ggf. in die Produktion übernommen.

Aufbau eines effizienten ECM-Prozesses

Wie bereits erwähnt, bietet ein effektives technisches Change Management die Möglichkeit, die Effizienz des Entwicklungsprozesses und die Gesamtproduktivität zu verbessern. Auf der anderen Seite kann ein schlecht oder nur teilweise optimierter Prozess zu Engpässen führen und die Fähigkeit des Produkts beeinträchtigen, seinen vollen potenziellen Wert für das Unternehmen zu entfalten. Die drei zentralen Säulen eines effizienten ECM-Prozesses sind Workflows, Nachvollziehbarkeit und Zugriff.

Die Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit dem Einleiten einer Mitteilung oder dem Beantragen einer Änderung müssen klar und einfach sein und dürfen nicht zu komplex sein. Genehmigungsprotokolle sollten ein angemessenes Maß an Aufsicht und Mitwirkung der Beteiligten vorsehen und eine rasche Lösung anstreben, ohne die Strenge zu beeinträchtigen.

Rückverfolgbarkeit ist entscheidend. Der Ursprung, die Details und die Gründe für jede neue oder geänderte Anforderung müssen allen Beteiligten klar sein, für die dieser Hintergrund wichtig ist, um zu verstehen, wie weitreichend oder konzentriert die Auswirkungen sein werden. Die Bedeutung der Rückverfolgbarkeit macht es erforderlich, dass der Prozess selbst eine detaillierte Rückverfolgung ermöglicht, wenn es die Situation erfordert.

Ein einfacher, sicherer Zugriff auf den Status und die Dokumentation jeder prozessbegleitenden technischen Änderung ermöglicht es den verschiedenen Beteiligten, mit dem Prozess zu interagieren und entsprechend ihrer Rolle und Verantwortung zu reagieren. Sobald der Zugriff erfolgt ist, müssen die Daten, mit denen sie interagieren, in Echtzeit korrekt sein, da sonst die resultierende Reaktion, die auf veralteten Informationen basiert, kostspielige Fehler einführen und verbreiten kann.

Wie sieht ein technischer Change Management Workflow aus?

An dieser Stelle ist es hilfreich, sich die Phasen, Komponenten und Beziehungen zwischen ihnen in einem typischen ECM-Prozess vor Augen zu führen. Der Workflow für Änderungsaufträge umfasst Änderungsmitteilungen und Änderungsaufgaben. Er wird in der Regel von einem Ingenieur eingeleitet, nachdem die Änderungsanforderung untersucht, ein Vorschlag eingereicht und die Analyse abgeschlossen wurde.

Die Analyse erzeugt eine detaillierte Beschreibung des Problems und die Analyseergebnisse, die entweder die Ursache des Problems (in einer Änderungsuntersuchung) ermittelt oder eine Lösung für das Problem (im Änderungsvorschlag) vorgegeben haben. Die Analyse kann auch relevante Objekte identifizieren, die das Problem verursachen könnten oder die aufgrund des Lösungsvorschlags geändert werden müssen.

Einsatz von PLM für das Change Management in der Konstruktion

Die Anwendung der Grundsätze, Prozesse und Werkzeuge des Product Lifecycle Management (PLM) auf ECM ist eine wirksame Strategie zur Verwirklichung der hier erörterten ECM-spezifischen Ziele. Der Wert eines solchen Ansatzes geht jedoch weit über das Engineering hinaus, da er sicherstellt, dass ECM ein integraler Bestandteil des unternehmensweiten Digital Threads ist, der durch PLM maßgeblich ermöglicht wird. Im Zusammenspiel können PLM und ECM wichtige funktionale Ergebnisse vorantreiben, von denen der Erfolg eines bestimmten Produkts - und des Unternehmens insgesamt - abhängt, darunter:

• Leicht zu konfigurierende Änderungsprozesse, die sich den geschäftlichen Anforderungen anpassen
• Flexible Workflows, die die richtigen Aufgaben an die richtigen Benutzer weiterleiten
• Vereinfachte Interaktionen mit Änderungen
• Leicht verständliche Überprüfungen, die den besonderen Anforderungen der verschiedenen Rollen gerecht werden
• Verbesserte Änderungsvalidierung, um sicherzustellen, dass die Geschäftsregeln eingehalten werden
• Massenaktualisierungen, Einstellung der Effektivität und Planung von Überarbeitungen
• Gründliche, genaue und schnelle Berichterstattung über Änderungsergebnisse

Diese PLM-gestützten Ergebnisse führen insgesamt zu Vorteilen auf Unternehmensebene in Bezug auf Produktivität, Transparenz, Governance und Gesamtwert des Unternehmens.

• Die Produktivität wird gesteigert, da das gesamte Unternehmen problemlos am Änderungsprozess teilnehmen kann.
• Die Sichtbarkeit wird verbessert, so dass wichtige und untergeordnete Teams und Mitarbeiter die Auswirkungen von Änderungen auf den Plan verstehen, bewerten und darauf reagieren können.
• Die Governance wird gestärkt, da die Geschwindigkeit und Qualität der Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen zunimmt.
• Der Unternehmenswert wird durch eine bessere Änderungsanalyse und die daraus resultierende Verringerung von Ausschuss und Nacharbeit direkt realisiert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Praktiken des technischen Change Managements eine Chance für erhebliche Effizienzsteigerungen sein können, aber auch teure technische Engpässe verursachen können. Der Erfolg liegt in der Flexibilität - Änderungen schnell und präzise zu bewerten, zu implementieren und zu industrialisieren und dabei den Input aller Beteiligten zu berücksichtigen.

Die strategische Umsetzung von ECM als integrierte Funktion des Produktlebenszyklus-Managements kann diese Agilität fördern und zu profitablen Verbesserungen innerhalb des technischen Entwicklungszyklus und im gesamten Unternehmen führen.