Panoramica del processo di gestione delle modifiche di progettazione tecnica (Engineering Change Management)

Nota del redattore: questo blog è stato pubblicato per la prima volta a maggio 2023 e nuove informazioni sono state aggiunte a febbraio 2024.

Che cos'è la gestione delle modifiche di progettazione tecnica (Engineering Change Management)

Sebbene la gestione delle modifiche di progettazione tecnica (ECM) in produzione sia un processo complesso, il suo scopo è quello di ottenere un risultato molto semplice: una risposta rapida, efficace ed efficiente alle notifiche o alle richieste di modifiche di progettazione tecnica. I requisiti normativi, l'evoluzione della domanda del mercato, le dinamiche della supply chain, le decisioni della concorrenza e altro ancora possono tutti determinare la necessità di adattamenti della progettazione e della distinta base di un prodotto.

In che modo la gestione delle modifiche tecniche influisce sul processo di progettazione tecnica

Processi di gestione delle modifiche eseguiti in modo efficiente consentono di mantenere calibrati tutti gli aspetti del processo di progettazione tecnica. I progetti devono essere adattati per rimanere sincronizzati rispetto ai nuovi requisiti man mano che vengono identificati, modificando il contesto di progettazione tecnica complessivo, anche quando le modifiche specifiche sono di entità minore. Tali adattamenti devono quindi essere compresi e implementati come necessario dall'intero team di progettazione tecnica esteso.

In che modo la gestione delle modifiche di progettazione tecnica influisce sulle parti interessate a valle

Ogni azienda manifatturiera inoltre, in particolare quelle con prodotti complessi e configurabili, deve gestire l'impatto di ciascuna modifica nell'intera azienda, non solo all'interno del team di progettazione tecnica. I processi interessati dalla gestione delle modifiche di progettazione tecnica sono altamente interdipendenti e simultanei, pertanto le aziende devono assicurarsi che tutte le parti interessate ricevano aggiornamenti tempestivi e precisi. La modifica di progettazione tecnica può essere propagata con precisione in tempo reale nell'intera azienda solo in presenza di un efficiente digital thread.

Gestione delle modifiche, richieste e notifiche di modifica nell'ambito della progettazione tecnica

Sebbene la gestione delle modifiche di progettazione tecnica interessi un'ampia gamma di processi e una disciplina specifica, per avviare e documentare le modifiche vengono utilizzati due input di processo specifici: la richiesta di modifica e la notifica di modifica. Spesso, ma non sempre, questi eventi si verificano in serie. Ad esempio, la richiesta, se approvata, può attivare una notifica.

È possibile creare una richiesta di modifica di progettazione tecnica per introdurre un miglioramento in un progetto esistente o in risposta alla segnalazione di un problema. La richiesta contiene informazioni dettagliate sulle modifiche necessarie per implementare il miglioramento o risolvere il problema identificato. La richiesta fornisce ai responsabili del processo decisionale aziendale o della progettazione tecnica le informazioni di cui hanno bisogno per accettare o rifiutare la modifica proposta.

Una notifica di modifica di progettazione tecnica può essere emessa in risposta a una richiesta di modifica approvata e consente di autorizzare le attività necessarie per effettuare la modifica. La notifica può riguardare una o più richieste di modifica oppure può essere emessa senza riferimento a una richiesta di modifica, a seconda delle autorizzazioni impostate dagli amministratori di sistema.

Fasi del processo di modifica di progettazione tecnica

Indipendentemente dal modo in cui viene avviato, il processo di modifica di progettazione tecnica prevede in genere una serie di fasi o punti di controllo nel flusso continuo dalla richiesta all'implementazione della modifica, come descritto di seguito.

1. Identificare e descrivere il problema (o l'opportunità)

Quando inizialmente viene riscontrato un problema, vengono registrati i sintomi che lo definiscono. Tali sintomi possono essere identificati da qualsiasi parte interessata: dipendenti interni, clienti o utenti finali. In modo analogo, potrebbe sorgere un'opportunità di miglioramento, non correlata a problemi tecnici, che è possibile documentare per un'ulteriore analisi.

2. Perseguire la modifica formale

Nella fase successiva, il personale appropriato valuta i sintomi e decide formalmente se esaminare tali sintomi o analizzare il miglioramento.

3. Identificare la causa del problema

Attraverso l'investigazione dei sintomi documentati e l'esecuzione di analisi appropriate, viene identificata la causa principale del problema. Questa attività può includere l'identificazione di modifiche, parti o documenti rilevanti per il progetto.

4. Proporre una soluzione

Dopo aver identificato la causa principale del problema, viene proposta una linea d'azione per la correzione. Come nella fase precedente, il team o la persona che definisce una soluzione potrebbe identificare le parti rilevanti e i documenti necessari per implementare correttamente la modifica.

5. Implementare la soluzione

Se viene approvata una modifica, la fase finale prevede la finalizzazione e l'implementazione della soluzione migliore. Come parte del lavoro di implementazione, gli utenti del processo di modifica identificano le necessarie revisioni delle parti o dei documenti, siano essi precedenti (ovvero elementi preesistenti che richiedono una modifica correlata) o nuovi (ovvero appena creati in risposta al processo di modifica). Questa fase include l'integrazione della soluzione in produzione, se appropriata.

Creazione di un processo ECM efficiente

Come accennato in precedenza, una gestione efficace delle modifiche di progettazione tecnica rappresenta un'opportunità per migliorare l'efficienza del processo di sviluppo e la produttività complessiva. D'altro canto, un processo scarsamente o parzialmente ottimizzato può creare colli di bottiglia e compromettere la capacità del prodotto di realizzare il suo pieno valore potenziale per l'azienda. I tre pilastri centrali a sostegno di un efficiente processo ECM sono: flussi di lavoro, tracciabilità e accesso.

I flussi di lavoro correlati all'invio di una notifica o alla richiesta di una modifica devono essere chiari, lineari e non gravati da un'eccessiva complessità. I protocolli di approvazione dovrebbero prevedere un livello adeguato di supervisione e input dalle parti interessate e puntare a una risoluzione rapida senza compromettere il rigore.

La tracciabilità è un aspetto cruciale. L'origine, i dettagli e la logica di ogni requisito nuovo o modificato devono essere chiari a tutte le parti interessate, per le quali tale background costituisce un contesto importante per comprendere quanto ampio o mirato sarà l'impatto. L'importanza della tracciabilità richiede che il processo stesso consenta una tracciabilità dettagliata in base a una specifica situazione.

L'accesso semplice e sicuro allo stato e alla documentazione di ogni modifica di progettazione tecnica in corso consente alle diverse parti interessate di interagire con il processo e rispondere in modo appropriato, in base al loro ruolo e responsabilità. Le parti che accedono ai dati devono poter interagire con informazioni precise e aggiornate in tempo reale. In caso contrario, la risposta basata su informazioni non aggiornate che ne consegue potrebbe introdurre e propagare errori costosi.

Caratteristiche del flusso di lavoro per la gestione delle modifiche di progettazione tecnica

È utile a questo punto visualizzare le fasi, i componenti e le rispettive relazioni di un tipico processo ECM. Il flusso di lavoro dell'ordine di modifica di progettazione tecnica include notifiche e attività correlate. In genere, il processo viene avviato da un progettista dopo che è stata esaminata una richiesta di modifica, inviata una proposta e completata l'attività di analisi.

L'analisi genera una descrizione dettagliata del problema e i risultati analitici che hanno determinato la causa del problema (in un'investigazione di modifica) o prescritto una correzione per il problema (identificato nella proposta di modifica). L'analisi può anche identificare oggetti rilevanti che potrebbero causare il problema o che potrebbero richiedere una modifica in base alla soluzione proposta.

Utilizzo del PLM per la gestione delle modifiche di progettazione tecnica

Applicare i principi, i processi e gli strumenti della gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM) all'ECM è una strategia efficace per realizzare gli obiettivi specifici dell'ECM discussi qui. Tuttavia, il valore di un simile approccio va ben oltre la progettazione tecnica, garantendo che l'ECM sia parte integrante del digital thread a livello aziendale reso possibile in modo significativo dal PLM. Insieme, PLM ed ECM consentono di raggiungere risultati funzionali strategici da cui dipende il successo di un determinato prodotto e dell'azienda stessa nel suo insieme, tra cui:  

• Processi di modifica facilmente configurabili e scalabili per soddisfare le esigenze aziendali
• Flussi di lavoro flessibili che consentano di assegnare le attività più adatte agli utenti più preparati
• Interazioni ottimizzate con le modifiche
• Revisioni di facile comprensione che soddisfino le esigenze specifiche dei diversi ruoli
• Convalida delle modifiche migliorata per garantire il rispetto delle regole aziendali
• Aggiornamenti di massa, effettività dell'impostazione e sostituzioni della pianificazione
• Creazione rapida di report completi e accurati sui risultati delle modifiche

Questi risultati supportati dal PLM si traducono complessivamente in vantaggi a livello aziendale in termini di produttività, visibilità, governance e valore aziendale complessivo. 

• La produttività si amplifica poiché l'intera azienda ha la possibilità di partecipare al processo di modifica con facilità.
• La visibilità viene migliorata in modo che i team e i contributori strategici e ausiliari possano comprendere, valutare e rispondere all'impatto delle modifiche sul piano.
• La governance si rafforza grazie all'aumento della velocità e della qualità del processo decisionale in tutta l'azienda.
• Il valore aziendale viene realizzato direttamente grazie a una migliore analisi delle modifiche e alla conseguente riduzione di scarti e rilavorazioni.

Guardate questo video per scoprire la gestione delle modifiche in azione in Windchill:

In sintesi, le pratiche di gestione delle modifiche tecniche possono rappresentare un'opportunità per ottenere importanti miglioramenti in termini di efficienza o creare costosi colli di bottiglia nella progettazione tecnica. Il successo dipende dall'agilità nel valutare, implementare e industrializzare le modifiche in modo rapido e accurato, incorporando al contempo il contributo di tutte le parti interessate appropriate.

L'esecuzione strategica dell'ECM come funzione integrata della gestione del ciclo di vita del prodotto può favorire tale agilità e promuovere miglioramenti redditizi lungo l'interno ciclo di sviluppo di progettazione tecnica e nell'intera azienda.