Che cos'è un sistema di gestione della qualità (SGQ) ?

Che cos'è un sistema di gestione della qualità (SGQ)?

Un sistema di gestione della qualità (SGQ) moderno è un programma informatico che tiene traccia e gestisce la qualità dei prodotti in un unico luogo. Questo sistema riceve dati da vari sensori e strumenti, che forniscono informazioni importanti sulla produzione. Concentrandosi sulla qualità, un'azienda otterrà risultati migliori. Dare la priorità alla qualità nell'ambito della strategia PLM complessiva porterà a una serie di risultati aziendali positivi.

Qual è lo scopo di un sistema di gestione della qualità?

Più specificamente, lo scopo di un SGQ è quello di centralizzare, integrare e automatizzare una serie di flussi di dati e processi di lavoro critici per la salvaguardia e il miglioramento della qualità dei prodotti. Questi possono includere il controllo dei documenti, la gestione degli audit, la qualità dei fornitori, il monitoraggio delle non conformità, le azioni correttive e persino la gestione del rischio. La maggior parte dei SGQ sono progettati anche per facilitare e migliorare continuamente i processi di formazione continua.

I vantaggi dei sistemi di gestione della qualità

Formalizzando e centralizzando tutti i processi aziendali necessari per migliorare continuamente la qualità all'interno di un'organizzazione, i SGQ generano moltissimi vantaggi per i produttori e i loro clienti, soprattutto la capacità di soddisfare in modo più puntualei requisiti del cliente.

Qualità migliorata

Il primo e più ovvio vantaggio è il miglioramento della qualità dei prodotti, che a sua volta alimenta un'esperienza del cliente complessivamente di qualità superiore. Gli effetti a valle di questo includono il consolidamento della reputazione aziendale che si accumula nel tempo quando un produttore consegna costantemente ordini pienamente conformi, nei tempi e nei budget previsti. Un SGQ offre anche la possibilità di tracciare la qualità e controllare i flussi di lavoro relativi a standard specifici, il che è necessario anche per soddisfare la conformità nei settori più regolamentati.

Costi ridotti

Una gestione della qualità non ottimale è costosa, ed è una spesa inutile. Un SGQ che ottimizzi adeguatamente i processi produttivi può ridurre questi costi. Rendimenti più elevati al primo passaggio, riduzione delle rilavorazioni, degli scarti e dei guasti sul campo sono tutti fattori che rafforzano le prestazioni finanziarie e migliorano la soddisfazione dei clienti.

Maggiore comunicazione e collaborazione

Un approccio solido all'implementazione del Sistema di Gestione della Qualità inizia con un'unica fonte di informazioni in tempo reale, accessibile a tutti gli stakeholder quando e dove ne hanno bisogno. La centralizzazione e l'automazione dei dati e delle attività relative alla qualità in tutta l'azienda eliminano gli attriti interni, semplificano la collaborazione e consentono di applicare sistematicamente le lezioni apprese a tutto il portafoglio prodotti.

Identificazione di future opportunità di formazione

Indipendentemente dal tempo e dalle energie investiti per migliorare i sistemi di gestione della qualità, il "fattore umano" può introdurre variabili imprevedibili e processi incoerenti, in assenza di una formazione efficace del personale. Un SGQ può migliorare la formazione dei dipendenti, garantendo istruzioni adeguate e sufficienti nel contesto del ruolo, del livello di istruzione, della sede e del reparto di un dipendente.

Inoltre, un sistema di gestione della qualità ben organizzato consentirà di tenere traccia dei risultati dei test di idoneità, in modo da mantenere il personale ben calibrato sulle esigenze del sistema, sia a livello individuale che di squadra, e di dimostrare la conformità agli standard di formazione previsti dalla normativa del settore.

Prevenzione di rischi ed errori

Un'efficace gestione del rischio è un aspetto critico del controllo di qualità. Il processo decisionale basato sul rischio è essenziale nel controllo della qualità e può essere uno strumento efficace per determinare se un insieme di lavori ha ridotto adeguatamente il rischio di un determinato approccio. Il vostro SGQ dovrebbe consentire lo sviluppo di strumenti di gestione del rischio all'interno di qualsiasi processo, come alberi decisionali, matrici di rischio e analisi bowtie.

Quali sono i diversi tipi di SGQ?

Quando un'azienda considera il proprio approccio alla gestione della qualità, esistono molti tipi diversi di SGQ per rispondere alle esigenze di una particolare azienda e ai suoi obiettivi. Tuttavia, la differenza tra questi sistemi si riduce di solito all'inclusione di strumenti e processi specifici per il settore, necessari per soddisfare la conformità alle normative o le aspettative dei clienti. È inoltre importante distinguere tra due approcci principali alla gestione della qualità: l'assicurazione e il controllo della qualità.

L'assicurazione della qualità è la preparazione e la definizione di un approccio sistematico alla qualità che viene utilizzato internamente e condiviso esternamente con i clienti e con altre terze parti per garantire che il prodotto o il servizio soddisfi le aspettative e/o gli standard normativi. Il controllo della qualità, invece, è il processo reattivo con cui si ispezionano beni e servizi, si analizzano i dati e, se necessario, si apportano modifiche per garantire che i prodotti e i servizi soddisfino effettivamente i requisiti.

Quali sono gli elementi principali di un SGQ?

Gli elementi principali di un SGQ comprendono un insieme interdipendente di processi, strumenti e metriche. Ogni sistema si differenzia per i suoi componenti e le sue capacità specifiche, in quanto si adatta alle esigenze dell'azienda e dei clienti. Tra gli elementi più comuni soggetti a standardizzazione, centralizzazione e automazione attraverso il SGQ vi sono i seguenti:

Processi interni

I processi interni sono sotto la responsabilità diretta del produttore. Pertanto, spesso rappresentano il percorso più immediato verso la gestione della qualità in sé e i vantaggi in termini di velocità, conformità e agilità che un SGQ può alimentare. Le funzionalità mirate del SGQ riguardano attività specifiche e sono generalmente fornite da moduli discreti integrati nel sistema complessivo.

Azione correttiva e preventiva (CAPA)

I processi di azione correttiva e preventiva sono fondamentali per la maggior parte dei SGQ. Il CAPA ha lo scopo di consentire all'azienda di indagare rigorosamente sui guasti, di determinarne le cause profonde e di implementare la gestione dei cambiamenti per prevenire i guasti identificati o simili in futuro.

Controllo dei documenti

Anche la gestione efficace dei documenti sulla qualità è fondamentale. Il SGQ deve stabilire le migliori prassi per la definizione dei tipi di documenti e garantire che solo le versioni corrette dei documenti siano diffuse e accessibili al personale giusto, il tutto aderendo agli standard di qualità ISO.

I processi di controllo dei documenti devono anche proteggere la proprietà intellettuale sensibile. Il monitoraggio della formazione, le funzionalità di firma elettronica conformi, il controllo delle modifiche e la collaborazione aziendale in generale sono tutti elementi alimentati da solidi sistemi di controllo dei documenti all'interno del SGQ.

Controllo della documentazione

Anche la creazione, la raccolta e il controllo di record sicuri e verificabili devono essere gestiti in modo sistematico. Ciò garantisce che i processi e le pratiche di successo possano essere replicati, se necessario, e che la storia di eventuali fallimenti sia completa e accessibile, se necessario.

Gestione del rischio

Un solido sistema di gestione della qualità, soprattutto se ben integrato nella più ampia strategia PLM di un'organizzazione, aiuta a gestire il rischio operativo nell'intero ciclo di vita del prodotto. Le capacità di analisi delle modalità di guasto e degli effetti (FMEA) sono fondamentali per l'analisi, la gestione e la mitigazione del rischio, in quanto aiutano a identificare le potenziali modalità di guasto in un sistema, le loro cause e i loro effetti.

Controllo dei prodotti non conformi

La gestione delle non conformità, secondo I KPI e gli standasrd ISO, all'interno del SGQ elimina i processi manuali, dispendiosi in termini di tempo e di costi, che caratterizzavano un'epoca precedente della produzione. Gli utenti beneficiano di una maggiore visibilità su molte fonti potenziali di problemi di qualità e delle informazioni utili che ne derivano.

Non conformità interna

La gestione delle non conformità interne si concentra sui problemi legati alla produzione o ad altri processi interni, consentendo di risolverli più rapidamente di quanto si farebbe altrimenti. Le analisi delle cause principali, ad esempio, possono essere coordinate con le necessarie modifiche del PLM.

Non conformità esterna

I problemi di qualità possono anche derivare da non conformità esterne che hanno origine in altri punti della catena di fornitura, al di fuori del controllo diretto dei produttori.

Caratteristiche e modelli di configurazione specifici per il settore

La complessità della gestione della qualità ha necessariamente portato allo sviluppo di modelli specifici per il settore, mirati alle sfide specifiche della qualità in un determinato ambito produttivo.

FRACAS (A&D)

Definito dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti nel 1985 e diffuso tra i produttori del settore A&D, un sistema FRACAS (per Failure Reporting, Analysis, and Corrective Action) è un sistema di gestione a ciclo chiuso che riporta, identifica, organizza e traccia il processo di gestione dei problemi di qualità. Fornisce un mezzo per classificare e analizzare i guasti e pianificare le azioni correttive in risposta.

8D (automotive)

Nell'industria automobilistica (così come nella sanità, nel commercio al dettaglio, nella finanza e in altri settori) i sistemi di qualità sono spesso configurati intorno al processo di problem solving delle "otto discipline" (8D). Queste discipline comprendono la pianificazione, l'utilizzo di un team, la definizione del problema, lo sviluppo di un piano di contenimento provvisorio, la determinazione e la verifica delle cause principali, la scelta delle correzioni, l'attuazione e la convalida delle azioni correttive e l'adozione di misure preventive.

Gestione della formazione

Come già detto, la formazione del personale è essenziale per produrre costantemente un prodotto di qualità. Infatti, il rapporto 2023 "The Future of QMS in Industrie 4.0" di Dozuki cita l'illuminante statistica secondo cui l'85% di tutti i problemi di qualità sono causati da errori dei lavoratori. La formazione sulla qualità aiuta anche a perfezionare il vantaggio competitivo di un'azienda, a incrementare l'efficienza operativa e la redditività.

Inoltre, diversi standard internazionali (ad esempio, ISO 9001, 9002 e altri) richiedono ai produttori che desiderano ottenere tale designazione di mantenere e documentare programmi di formazione adeguatamente solidi. È logico che la tracciabilità e la gestione della formazione siano una caratteristica cruciale per un SGQ moderno ed efficace.

Come implementare un Sistema di Gestione della Qualità?

L'implementazione di un SGQ richiede che il produttore attui una chiara serie di passaggi o fasi, in gran parte sequenziali, ma con alcuni cicli di feedback concomitanti. Il sistema QMS comprenderà e automatizzerà queste fasi di attività per ciascun prodotto, idealmente nel contesto e all'interno della strategia PLM complessiva.

Progettazione e costruzione

In primo luogo, è necessario comprendere le esigenze di gestione della qualità in base al modo in cui i prodotti sono progettati, acquistati, fabbricati e utilizzati, compresi i requisiti espliciti del SGQ di settore. Queste esigenze determineranno la progettazione del vostro sistema QMS in termini di elementi descritti sopra. Una volta stabilito il progetto, è possibile costruire un sistema QMS che lo soddisfi, utilizzando una combinazione di funzionalità pronte all'uso e configurazioni personalizzate, se necessario.

Distribuzione

La distribuzione è l'insieme di tutte le attività che rendono il SGQ disponibile per l'uso da parte dell'azienda. L'entità di questo carico di lavoro varia in base alla progettazione del sistema e al modello di distribuzione scelto. Ad esempio, le distribuzioni on-premises o DIY cloud richiederanno un lavoro di back-end significativamente maggiore rispetto a un'opzione SaaS.

Controllo e misura

Con l'implementazione del SGQ, vengono generate attività e documenti di qualità - in base agli standard identificati nella fase di progettazione e costruzione - per gestire e controllare i processi di qualità end-to-end. Le prestazioni complessive, sia del processo di produzione che del prodotto stesso, vengono rigorosamente misurate e i risultati registrati.

Rivedere e migliorare

Una revisione accurata e continua di questi risultati porta a continui miglioramenti della qualità e della progettazione, chiudendo il cerchio e predisponendo l'organizzazione a continui miglioramenti. Questa è anche un'opportunità per valutare l'efficacia della strategia complessiva del SGQ e per determinare le eventuali modifiche da apportare.

Il futuro dei sistemi di gestione della qualità

Il futuro dei sistemi di gestione della qualità nell'industria manifatturiera è plasmato da diverse tendenze tecnologiche che sono emerse in modo aggressivo negli ultimi anni e che stanno guadagnando slancio.

• La tendenza al lavoro a distanza innescata dalla pandemia COVID-19, anche se ora si sta dissipando, sta comunque stimolando la digitalizzazione dei SGQ, rendendoli più adattabili e accessibili in diverse aree geografiche.
  
  
• Le tecnologie dell'Industria 4.0, come l'intelligenza artificiale (AI), l'apprendimento automatico (ML), la realtà aumentata (AR) e l'Internet delle cose (IoT), vengono adottate rapidamente e sono pronte a rivoluzionare i sistemi di gestione della qualità. Queste tecnologie forniscono approfondimenti in tempo reale, analisi predittive e capacità di automazione avanzate che migliorano significativamente la qualità dei prodotti e riducono gli errori.
  
  
• La crescente domanda di sostenibilità sta spingendo i produttori a incorporare le considerazioni ambientali nei loro SGQ, favorendo l'adozione dei principi dell'economia circolare e delle pratiche di produzione verde.
  
  
• La trasparenza della catena di approvvigionamento è una tendenza sempre più diffusa, guidata dalla necessità di migliorare la tracciabilità, l'approvvigionamento etico e la comunicazione tra i partner.