Comment créer un plan de gestion des exigences

Sans procédures appropriées, les équipes de développement de logiciels peineront à accomplir leur travail. Voilà pourquoi la gestion des exigences est au cœur de tout projet logiciel. Comment procèdent les équipes les plus performantes ? Réponse ci-dessous.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion des exigences (PGA) ?

Il s’agit d’un document présentant les objectifs de développement du produit et les attentes de chaque partie prenante. Il vise la satisfaction de tous et prévoit les mesures adéquates devant tout changement qui pourrait survenir.

Pourquoi est-il si important d'avoir un plan de gestion des exigences ?

Lorsqu’il est bien conçu, il offre une précieuse visibilité sur les exigences qui ponctuent le cycle de vie du projet. Parce qu’il a recueilli, analysé et documenté les impératifs, il permet de tenir les objectifs, de garantir l’alignement des différents acteurs sur le projet et, in fine, de livrer un produit répondant à la fois aux besoins définis et aux exigences réglementaires.

Comment créer ce plan de gestion des exigences ?

Définir le périmètre du projet

Avant toute autre chose, il convient de définir les visées du PGA ainsi que son périmétre. Qu’en attend-on ? Quels aspects couvrira-t-il ? Le plan doit donc préciser quelles phases du cycle de vie du projet seront couvertes (lancement, planification, exécution, suivi, contrôle et clôture).

Choisir une approche

La gestion des exigences suppose de clarifier la manière dont elles seront collectées puis analysées, documentées, suivies et gérées. Il faut donc commencer par étudier les objectifs du projet dans son environnement, identifier les contraintes, les ressources et l’ensemble des intentions poursuivies.

• Comment identifier les parties prenantes ?

L'identification des parties prenantes est cruciale. Cette étape consiste à identifier toute personne, tout groupe ou organisation trouvant un intérêt dans les ambitions du projet, puis à cerner son rôle dans le processus de gestion des exigences. Au sein des parties prenantes, on peut inclure les clients, les utilisateurs finaux, les organismes de réglementation ou les membres de l'équipe.

• La hiérarchie des exigences

Toutes ne se valent pas, mais comment déterminer celles qui priment ? Certaines démarches ont fait leurs preuves. Songeons à la méthode MoSCoW, qui classe les exigences en quatre catégories : « Indispensable », « Importante », « Souhaitable » et « Non Nécessaire ». Le modèle Kano, quant à lui, distingue entre les besoins de base, les besoins de performance et les besoins d'agrément sur la base de la satisfaction du client. On peut enfin évoquer la notation pondérée, qui évalue les exigences en fonction de critères tels que la valeur business, le coût ou le risque.

• Qui est responsable de la gestion des exigences ?

Ce rôle incombe généralement au chef de projet ou à un analyste métier dédié. Ils travaillent en étroite collaboration avec les parties prenantes pour traduire leurs besoins en exigences claires, c’est-à-dire exploitables.

• Et quid des modifications ?

Toute demande de modification sera traitée via un processus formalisé. Suivra son examen, puis l’évaluation de ses répercussions sur l’amplitude, le calendrier et le budget du projet. Un comité de contrôle désigné, ou une autorité de semblable nature, approuvera ou rejettera la demande en s’appuyant sur des critères prédéfinis.

Mettre le plan en œuvre

La mise en œuvre du plan débute par sa diffusion auprès des parties prenantes, en s’assurant que chacun comprenne ses rôles et responsabilités. Veillez à mettre en place un système de traçabilité clair entre chaque exigence et son livrable correspondant. Examinez et validez régulièrement ces exigences avec les parties prenantes pour vous assurer qu'elles restent alignées sur les objectifs.

Bonnes pratiques pour un plan de gestion des exigences efficace

Les meilleures pratiques minimisent les risques et contribuent à la réussite du projet. En voici quelques-unes.

Obtenir des retours

À travers des feedbacks réguliers, l’implication des parties prenantes permet la validation continue des exigences. C’est ainsi que l’on s’assure à la fois de leur satisfaction et d’un produit final de bonne qualité.

Monitorer l’avancement

Il faut garder le cap. Avec un ensemble clair de métriques et d'indicateurs de performance, les chefs de projet suivent l'évolution de chaque exigence et mesurent les avancées au regard du calendrier de projet. De quoi identifier les retards, les goulots d'étranglement ou les écarts par rapport au plan. De quoi, aussi, intervenir rapidement en cas de besoin. Des outils tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord et les rapports de situation fournissent des informations en temps réel sur l'avancement du projet.

Utiliser des templates

Ils rationalisent la gestion des exigences en offrant un format standardisé qui facilite la collecte, la documenation et le suivi de celles-ci. Cette structure prédéfinie permet de faire figurer des informations clés, telles que l'identifiant de l'exigence, sa description, son degré de priorité, les critères d'acceptation et les liens de traçabilité. Les templates facilitent également la communication et la collaboration entre membres de l'équipe, car tout le monde utilise un support et un langage communs. C’est, par ailleurs, une excellente manière de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité.