Cosa sono i silos di dati e come si possono evitare?

Nota del redattore: questo blog è stato pubblicato per la prima volta a ottobre 2022 ed è stato aggiornato con nuove informazioni a novembre 2023.

Che cosa sono i silos di dati?

Se la parola "silo" vi riporta alla mente le grandi torri incombenti sulle fattorie, che isolano il grano dal resto del mondo, non siete lontani dal comprendere che cosa sia un silo di dati. Anche se più astratti dei silos delle fattorie, sono repository isolati di dati che vengono gestiti da un unico team e sono inaccessibili al resto dell'organizzazione. I dati sono contenuti in sistemi eterogenei spesso incompatibili con altri insiemi di dati. Ciò rende difficile per i team dell'organizzazione accedere ad altri dati e collaborare, vanificando il potenziale di un processo del ciclo di vita dei prodotti ottimizzato. 

Silos di dati e silos di informazioni a confronto  

Silos di informazioni e silos di dati a volte vengono utilizzati in modo intercambiabile, ma c'è una sottile differenza. Mentre i silos di dati rappresentano perlopiù una sfida a livello tecnologico, in quanto i dati sono inaccessibili a causa dell'incompatibilità di sistemi, i silos di informazioni costituiscono un tentativo deliberato di mantenere i dati isolati. Sono tanti i motivi che possono spingere team diversi a pensare che i dati debbano rimanere all'interno dei loro silos, ad esempio la paura di rischi per la sicurezza o la convinzione che quelle informazioni non siano di alcuna utilità per altri.

Perché i silos di dati rappresentano un problema?

La collaborazione in tutta l'azienda richiede trasparenza e connettività. I silos di dati non solo isolano le informazioni ma intralciano in modo significativo il lavoro in team e l'innovazione. Il processo decisionale presenta continui ritardi, perché ciascuna funzione si preoccupa di verificare l'impatto di ogni scelta, piccola o grande che sia, sul proprio lavoro. Per non parlare di come la compatibilità, il controllo qualità e la soddisfazione del cliente siano obiettivi davvero ardui da raggiungere quando si lavora con silos di dati.

Quali sono gli svantaggi dei silos di dati?

Duplicazione dei processi e delle piattaforme di dati

Può sembrare ovvio, ma i team coinvolti nel processo di sviluppo prodotto spesso condividono gli stessi dati. Quando gli insiemi di dati sono inaccessibili e incompatibili, tuttavia, ogni team inizierà a duplicarli sui propri sistemi. Ciò non solo ostacola la collaborazione ma rischia di compromettere la produttività futura, perché i team si ritrovano con dati incoerenti, obsoleti e imprecisi. I dati duplicati, inoltre, occupano prezioso spazio di archiviazione, obbligando l'organizzazione a sostenere i costi delle risorse IT aggiuntive che occorrono per mantenerli.

Meno collaborazione tra gli utenti finali

Se un ingegnere progettista e un ingegnere di produzione utilizzano due diversi sistemi di gestione dei dati per i loro processi lavorativi, incontreranno inevitabilmente enormi difficoltà di collaborazione quando dovranno iniziare a condividere dati. Se l'ingegnere progettista apporta delle modifiche, queste non verranno comunicate a valle, il che può causare una lunga serie di problemi, tra cui una qualità inferiore del prodotto e un time-to-market più lento.  

Stallo della produttività

I dati isolati finiscono per pregiudicare la produttività. Gli utenti di un team che cercano dati contenuti in un altro silo, dovranno trovare i dati, inviare una richiesta e quindi essere autorizzati a ottenere i dati prima di poterli gestire. Il carattere burocratico impresso in un task semplice rallenterà la produttività e assorbirà tempo che potrebbe essere speso per utilizzare i dati.  

Rischi per la sicurezza e la conformità

Quando la gestione dei dati è lasciata a team individualizzati, esiste un alto rischio di perdita e violazione di dati. Dal momento che l'organizzazione non ha un sistema centralizzato, non c'è alcun team specializzato che possa gestire la sicurezza nel suo complesso e non c'è alcun piano d'azione determinato per rispondere alle minacce. Per colpa dei silos di dati, poi, l'azienda rischia di non riuscire a garantire la conformità alle leggi sulla privacy e la protezione dei dati. 

Insiemi di dati incompleti

Le organizzazioni sono piene di insiemi di dati incompleti, come conseguenza dei silos di dati. Ciò significa che se un reparto raccoglie dati pertinenti per le operazioni di un altro, ma non le condivide, il secondo reparto userà un insieme di dati incompleto. Tale comportamento porta anche a ridondanza e a una cattiva governance dei dati.

Dati incoerenti

I silos di dati generano ridondanze che causano dati incoerenti in vari modi. Ad esempio, può accadere che reparti diversi lavorino con versioni differenti degli stessi dati per problemi di controllo delle versioni o assenza di standardizzazione, che utilizzino differenti definizioni dei dati o introducano errori attraverso l'inserimento manuale di dati. Ciò mette anche in discussione l'integrità dei dati, poiché spesso i silos di dati non hanno risorse sufficienti per la convalida e la riconciliazione.

Mentalità a silos nei reparti

Si ha una mentalità a silos quando i team all'interno di un'organizzazione lavorano isolano gli uni dagli altri, con collaborazione e comunicazioni limitate al di là dei confini funzionali. La mentalità a silos nei reparti il più delle volte è una conseguenza dei silos di dati, in quanto i due concetti sono interconnessi. La connessione limitata tra reparti crea barriere comunicative e priorità divergenti, che favoriscono lo sviluppo di un ambiente competitivo, nel quale i reparti tendono a proteggere e difendere i propri dati anziché condividerli in vista di un obiettivo comune.

Come si presentano i silos di dati? 

Infrastruttura IT legacy (vecchia)

Mentre la tecnologia evolve a velocità vertiginosa, alcune organizzazioni non riescono a tenere il passo perché utilizzano ancora sistemi tradizionali. Un'infrastruttura IT legacy è un sistema obsoleto che manca di connettività e non è integrabile con le tecnologie più recenti. Le aziende continuano a farci affidamento perché non vogliono rinunciare alla sua familiarità, convenienza o personalizzazione oppure, più semplicemente, perché funziona ancora (non servono correzioni!). Come avviene con un tubo che ha una lieve perdita, i problemi causati da questa infrastruttura spesso non vengono notati dai produttori finché non è troppo tardi. In tali casi, queste tecnologie datate determinano un isolamento e creano silos di dati tra i team a causa della mancanza di collegamento.

Strategia IT e sviluppo tecnologico

Anche se le strategie IT e le implementazioni tecnologiche sono finalizzate a migliorare l'efficienza organizzativa, possono avere un ruolo determinante nella creazione dei silos di dati. Le soluzioni tecnologiche personalizzate possono soddisfare le esigenze di un ambiente, ma spesso non sono pienamente integrate negli strumenti di dati esistenti. Questo capita anche quando si lavora con sistemi legacy che non si armonizzano bene con le nuove soluzioni per i dati. Infine, se l'onboarding ai nuovi sistemi è inadeguato, alcuni dipendenti dell’organizzazione potrebbero tornare alle tecnologie precedenti, con cui hanno maggiore familiarità.

Crescita dell'azienda

I silos di dati possono verificarsi ovunque, ma sono più comuni nelle grandi organizzazioni che sono passate attraverso una rapida crescita o acquisizioni. Per dare priorità all'efficienza dei workflow durante questa crescita, i gruppi di persone si dividono naturalmente in team specializzati. Il problema nasce quando ciascuno di questi team, in mancanza di una piattaforma aziendale centralizzata, sviluppa una propria forma di gestione dei dati. Ben presto, i team che necessitano di comunicare e condividere dati lungo tutto il ciclo di vita del prodotto si ritrovano rallentati dai sistemi eterogenei utilizzati.

Struttura organizzativa

Le strutture organizzative gerarchiche generano spesso silos di dati. Ciò avviene tutte le volte che ogni unità opera in modo autonomo, raccogliendo e gestendo i propri dati senza una visione d'insieme completa dei dati dell'organizzazione. Di nuovo, le imprese si ritrovano con diversi reparti che utilizzano sistemi di dati eterogenei non connessi tra loro, impedendo così il flusso di informazioni all'interno dell'azienda.

Cultura e principi aziendali

Quando c'è troppa enfasi sul successo dei singoli reparti rispetto agli obiettivi dell'organizzazione nel suo complesso, i dipendenti potrebbero dare priorità alla protezione dei dati e delle risorse del proprio reparto. Una cultura aziendale che non considera la comunicazione aperta e la collaborazione prioritarie avrà difficoltà a implementare una gestione dei dati ottimale.

Come si identificano i silos di dati?

Iniziate esaminando le procedure e l'architettura dei dati per tutti i casi in cui le informazioni non siano accessibili da parte di altri reparti e sistemi. I segnali che, in genere, indicano la presenza di silos di dati sono database eterogenei o autonomi, condivisione limitata dei dati tra reparti, raccolta di dati ridondanti e, infine, formati o definizioni di darti incoerenti. Inoltre, se risulta difficile ottenere una visione completa dei dati dell'organizzazione in tempo reale, è probabile che vi siano silos di dati. Per gestire meglio i silos di dati, valutate di condurre verifiche approfondite sui dati e di curare la comunicazione tra i diversi reparti.

4 modi per abbattere i silos di dati

Consolidate i vostri sistemi di gestione dei dati

Per abbattere i silos di dati, è necessario consolidare i vari sistemi di gestione dei dati in uso. Considerare le opinioni degli utenti offre l'opportunità di creare un digital thread che il personale accoglierà positivamente e di cui beneficerà l'intera organizzazione. 

Impostate un modello di governance per la collaborazione sui dati

Stabilire un modello di governance dei dati consentirà di impedire l'emergere di altri silos di dati e favorirà la collaborazione. Il framework spiega in che modo i dati vengono raccolti, memorizzati e utilizzati nella vostra organizzazione. Le regole e i processi garantiscono privacy e conformità e, in più, riducono al minimo i rischi per la sicurezza.

Sfruttate l'integrazione

In parallelo al consolidamento dei sistemi di gestione dei dati, è importante garantire la connessione ad altri sistemi aziendali e di sviluppo prodotto, così che l'intero ecosistema utilizzi le stesse informazioni aggiornate sui prodotti. Gli utenti non sono più oberati da task di immissione dei dati ridondanti e soggetti a errori.   

Un cambiamento culturale

Se gli utenti nell'organizzazione sono refrattari al cambiamento e non vogliono abbandonare i sistemi attuali, la gestione della transizione al digital thread sarà una sfida anziché un'opportunità. Il problema può essere mitigato coinvolgendoli nel processo. Chiedete ai dipendenti come pensano che debba essere un sistema di gestione dei dati consolidato. Una volta che è stata selezionata una soluzione, assicuratevi di fornire una formazione adeguata sul nuovo sistema. 

Eliminazione dei silos di dati con un digital thread

Ora che sapete cosa sono i silos di dati e quali problemi causano, vi state probabilmente chiedendo come potete abbatterli. L'eliminazione dei silos di dati passa attraverso la creazione di un digital thread per tutto il ciclo di vita di un prodotto. Un digital thread abilita un accesso universale ai dati, permettendo la coerenza e la collaborazione di cui la vostra azienda necessita. Per raggiungere questo obiettivo, è importante istituire una gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM) come base del vostro digital thread. Solo così potrete creare un flusso continuo di informazioni tra i sistemi fondamentali. ThingWorx Navigate è un potente strumento PLM che integra perfettamente i dati su un'unica piattaforma. Il software semplifica la transizione al digital thread con un facile accesso ai dati di prodotto, la democratizzazione dei dati e opzioni di distribuzione flessibili. 

Windchill è la soluzione PLM di PTC con una gamma completa di funzionalità predefinite che consentono una facile integrazione con altri sistemi aziendali come ERP e IoT. Il software è ottimizzato per supportare l'azienda estesa con un elevato grado di automazione e interoperabilità per la gestione interdisciplinare della configurazione, che include collaborazione protetta, aggiornamenti semplificati e un'architettura moderna per gestire i dati su larga scala. In questo modo gli utenti possono gestire più progetti con un lead time più rapido e una riduzione dei costi dovuti a scarsa qualità. 

Conclusioni

I silos di dati affossano la produttività, introducono errori evitabili, isolano gli utenti e mettono a rischio la riservatezza dei dati. La creazione di un digital thread basato sul PLM è essenziale per consentire la democratizzazione dei dati e una maggiore collaborazione tra gli utenti. Dopo aver abbattuto i silos di dati con un digital thread, la tua organizzazione potrà riscontrare vantaggi come un workflow ottimizzato e un aumento della qualità dei prodotti.