Présentation du processus de gestion des modifications techniques (Engineering Change Management)

Note du rédacteur en chef : cet article de blog a été publié pour la première fois en mai 2023 et a été mis à jour avec de nouvelles informations en février 2024.

Qu'est-ce que la gestion des modifications techniques (Engineering Change Management) ?

Bien qu'il s'agisse d'un processus complexe, la gestion des modifications techniques (Engineering Change Management - ECM) vise un objectif extrêmement simple : une réponse rapide, efficace et effective aux demandes ou avis de modification technique. Exigences réglementaires, fluctuations de la demande du marché, dynamique de la chaîne logistique, décisions des concurrents... : tout cela peut déclencher la nécessité d'ajuster la conception et la nomenclature d'un produit.

Comment la gestion des modifications techniques affecte le processus de conception d'ingénierie

Un processus de gestion des modifications correctement mené conserve tous les aspects du processus d'ingénierie de conception de façon calibrée. Les conceptions doivent être adaptées pour rester synchronisées aux nouvelles exigences identifiées et cela change l'ensemble du contexte d'ingénierie, même si certaines modifications sont mineures. Ces adaptations doivent ensuite être comprises et intégrées, le cas échéant, par l'équipe d'ingénierie étendue.

Comment la gestion des modifications techniques affecte les parties intéressées en aval

Chaque sous-traitant en fabrication (en particulier avec des produits complexes et configurables) doit gérer l'impact de chaque modification à l'échelle de l'entreprise, pas seulement pour l'ingénierie. Les processus affectés par la gestion des modifications techniques étant interdépendants et simultanés, les organisations doivent faire en sorte que toutes les parties intéressées reçoivent des mises à jour précises en temps opportun. Pour propager une modification technique avec précision et en temps réel dans l'ensemble de l'entreprise, il est nécessaire de disposer d'une continuité numérique robuste.

Gestion des modifications techniques / Demande de modification technique / Avis de modification technique

Alors que la gestion des modifications techniques se réfère à un large éventail de processus et à une discipline déterminée, deux entrées de processus spécifiques sont utilisées pour initier et documenter des modifications : la demande de modification et l'avis de modification. Elles se produisent souvent (mais pas toujours) successivement ; la demande (si elle est approuvée) entraînant un avis.

Une demande de modification technique peut être créée soit pour apporter une amélioration à une conception existante, soit en réponse à un rapport de problème. Elle détaille les modifications nécessaires pour réaliser l'amélioration ou résoudre le problème identifié. La demande fournit les informations nécessaires aux décideurs (du service commercial ou technique) pour accepter ou annuler la modification proposée.

Un avis de modification technique peut être émis en réponse à une demande de modification approuvée et autorise le travail nécessaire pour réaliser la modification. L'avis peut concerner une ou plusieurs demandes de modification, ou être émis sans référence à une demande de modification, en fonction des autorisations définies par les administrateurs système.

Étapes du processus de modification technique

Quelle que soit la manière dont il est initié, le processus de modification technique comprend généralement une série de phases ou de points de contrôle, depuis la demande de modification jusqu'à l'implémentation :

1. Identifier et décrire le problème (ou opportunité)

Lorsqu'un problème est remarqué pour la première fois, les symptômes le définissant sont enregistrés. Ils peuvent être identifiés par n'importe quelle partie intéressée : un employé interne, un client ou un utilisateur final. (De même, bien qu'il ne s'agisse pas de problèmes techniques, des opportunités d'amélioration peuvent se présenter et être documentées pour examen ultérieur.)

2. Rechercher la modification formelle

Lors de la phase suivante, les symptômes sont évalués par le personnel approprié et la décision formelle est prise d'examiner les symptômes ou d'explorer l'amélioration.

3. Identifier la cause du problème

L'examen des symptômes documentés et l'exécution des analyses appropriées permettent d'identifier la cause première du problème. Ce travail peut comprendre l'identification de la modification de conception pertinente, de pièces ou de documents.

4. Proposer une solution

Une fois la cause première identifiée, un plan d'action est proposé pour résoudre le problème. Comme lors de la phase précédente, l'équipe ou la personne étudiant la solution peut identifier les pièces et les documents utiles pour réaliser correctement la modification.

5. Implémenter la solution

Lors de la dernière étape, si une modification est approuvée, la meilleure solution est finalisée et implémentée. Dans le cadre du travail d'implémentation, les utilisateurs du processus de modification identifient les révisions de pièce ou de document nécessaires, quelles soient anciennes (éléments préexistants nécessitant une modification associée) ou nouvelles (celles qui ont été créées récemment en réponse au processus de modification). Cette étape comprend l'incorporation de la solution en production, le cas échéant.

Créer un processus ECM efficace

Comme nous l'avons mentionné, une gestion efficace des modifications techniques constitue une occasion de renforcer l'efficacité du processus de développement et la productivité globale. Par contre, un processus peu ou mal optimisé peut créer des goulets d'étranglement et diminuer la capacité du produit de réaliser pleinement son potentiel de valeur pour l'entreprise. Un processus ECM efficace s'appuie sur trois piliers centraux : les workflows, la traçabilité et l'accès.

Les workflows associés à la création d'un avis ou à la demande d'une modification doivent être clairs, simples, dénués de toute complexité excessive. Les protocoles d'approbation devraient impliquer un niveau approprié de surveillance et de commentaire des parties intéressées, et privilégier une résolution rapide mais rigoureuse.

La traçabilité est un élément crucial. L'origine, les détails et la logique de chaque exigence nouvelle ou modifiée doivent être clairs pour chaque partie intéressée, ces informations formant un contexte important pour comprendre la portée de l'impact. L'importance de la traçabilité implique la nécessité pour le processus lui-même d'assurer un suivi détaillé lorsqu'une situation donnée le justifie.

Un accès sûr et aisé au statut et à la documentation de chaque modification technique en cours permet aux différentes parties intéressées d'interagir avec le processus et de répondre de façon appropriée en fonction de leur rôle et de leur responsabilité. Une fois l'accès établi, ces intervenants doivent pouvoir interagir avec des données précises en temps réel. En effet, une réponse fondée sur des informations périmées pourrait entraîner et propager des erreurs coûteuses.

À quoi ressemble un processus de gestion des modifications techniques ?

Il peut être utile à ce stade de visualiser les étapes, les composants et les relations entre ceux-ci dans un processus ECM classique. Le processus d'ordre de modification technique englobe les avis et les tâches de modification. Il est généralement initié par un ingénieur après examen de la demande de modification, envoi d'une proposition et exécution d'une analyse.

L'analyse génère une description détaillée du problème et produit des résultats qui déterminent la cause du problème (dans une investigation de la modification) ou fournissent un correctif (identifié dans la proposition de modification). L'analyse peut également identifier des objets pertinents qui pourraient être à l'origine du problème ou qui devraient être modifiés selon la solution proposée.

Utilisation du PLM pour la gestion des modifications techniques

L'application des principes, processus et outils de la gestion du cycle de vie des produits (PLM) à l'ECM est une stratégie efficace pour réaliser les objectifs spécifiques de l'ECM présentés ici. Mais l'intérêt de cette approche s'étend bien au-delà de l'ingénierie. Elle permet de garantir que l'ECM fait partie intégrante de la continuité numérique dans l'entreprise, assurée principalement par le PLM. Ensemble, le PLM et l'ECM peuvent favoriser des résultats fonctionnels critiques dont dépend le succès d'un produit donné (et de l'entreprise par voie de conséquence), notamment :  

• Processus de modification facilement configurés qui évoluent pour répondre aux besoins de l'entreprise
• Workflows flexibles qui donnent les bonnes tâches aux bons utilisateurs
• Interactions rationalisées avec les modifications
• Revues faciles à comprendre répondant aux besoins particuliers de différents rôles
• Validation de modification améliorée pour assurer le respect des règles métier
• Mises à jour en masse, définition de l’effectivité et planification des supplantations
• Reporting complet, précis et rapide des résultats de modification

Ces résultats favorisés par le PLM procurent collectivement à l'entreprise des avantages en termes de productivité, de visibilité, de gouvernance et de plus-value globale. 

• Productivité amplifiée du fait que l'ensemble de l'entreprise peut participer au processus de modification
• Visibilité améliorée de sorte que les équipes et les contributeurs principaux et secondaires peuvent comprendre et évaluer l'impact des modifications prévues et y répondre
• Gouvernance renforcée en raison de l'accélération et de l'amélioration de la qualité des décisions prises à l'échelle de l'entreprise
• Plus-value pour l'entreprise réalisée directement avec l'analyse de la meilleure modification et la diminution des rebuts et des reprises qui en découle

Regardez cette vidéo pour voir la gestion des modifications en action avec Windchill :

En résumé, les pratiques de gestion des modifications techniques peuvent constituer une opportunité d'amélioration de l'efficacité ou créer de coûteux goulets d'étranglement dans l'ingénierie. La réussite repose sur l'agilité, à savoir : évaluer, implémenter et industrialiser rapidement les modifications avec précision, tout en incorporant les interventions des parties intéressées.

L'exécution stratégique de l'ECM, en tant que fonction intégrée de la gestion du cycle de vie des produits, peut favoriser l'agilité et des améliorations intéressantes dans le cycle de développement d'ingénierie et dans l'ensemble de l'entreprise.