Que sont les silos de données et comment les éliminer ?

Note de l'éditeur : Cet article, initialement publié en octobre 2022, a été actualisé en novembre 2023.

Qu’est-ce que les silos de données ?

Si le terme vous fait songer à ces réservoirs où les agriculteurs stockent leurs céréales, bien à l’abri des regards, vous avez déjà presque compris ce qu'est un silo de données. Certes, le monde numérique est plus abstrait que celui de la ferme. Les silos dont il est ici question sont des dépôts isolés de données, détenus par une équipe, et inaccessibles aux autres collaborateurs de l’entreprise. Ces données sont conservées dans des systèmes disparates, souvent incompatibles avec d'autres ensembles de données. Une situation qui complexifie la collaboration et entrave toute rationalisation du cycle de vie du produit.

Silos de données vs. silos d'informations

Ces deux expressions sont parfois utilisées de manière interchangeable, bien qu’il existe entre elles une différence subtile. Alors que les silos de données soulèvent un défi technologique (c’est l'incompatibilité des systèmes qui cloître la data), les silos d'informations sont une initiative plus délibérée de conserver les données isolées. Il arrive que des équipes estiment qu’il est dangereux ou inutile d’en offrir l’accès...

Pourquoi les silos de données posent-ils problème ?

Une collaboration à l'échelle de l'entreprise exige transparence et connectivité. Non seulement les silos de données isolent l'information, mais ils font aussi obstacle à l’innovation et au travail d'équipe. Les décisions (stratégiques ou non) sont retardées, le temps que chaque département évalue l’impact potentiel de celle-ci sur son périmètre de travail. Sans parler des objectifs liés à la compatibilité des systèmes, au contrôle qualité et à la satisfaction client : autant de batailles délicates à mener lorsque l'on travaille avec des silos de données.

En quoi ces silos de données sont-ils problématiques ?

Des plateformes et des processus de données en double

De manière évidente, les équipes impliquées dans le processus de développement de produits partagent souvent les mêmes données. Cependant, lorsque ces dernières s’avèrent inaccessibles ou incompatibles, ces équipes commencent à les dupliquer dans leurs propres systèmes. De quoi brider la collaboration et induire le risque de générer des données incohérentes, obsolètes ou inexactes, qui peuvent, à terme, être source de problèmes en phase de production. De plus, la duplication de ces données consomme de l’espace de stockage, ce qui nécessite des ressources informatiques supplémentaires coûteuses.

Une coopération réduite

L’utilisation de deux systèmes de gestion de base de données distincts par les ingénieurs de conception et de production nuit à la collaboration. Si l’ingénieur de conception apporte des modifications, elles ne seront pas communiquées en aval, ce qui pourrait entraîner de nombreux problèmes, tels qu’une baisse de la qualité de produit, un retard de mise sur le marché, etc.

Seuils de productivité

Les données isolées finissent par nuire à la productivité. En effet, lorsque les données sont stockées dans des silos gérés par différents services, les collaborateurs doivent dans un premier temps les rechercher, demander l’accès, puis attendre une autorisation avant de pouvoir les utiliser. Cette procédure très fastidieuse ralentit la productivité et empiète sur le temps précieux qui pourrait, et devrait, être consacré à l’exploitation de ces données.

Risques de sécurité et de conformité

Il existe un risque élevé de fuites et de violations de données lorsque leur gestion est confiée à chaque équipe de manière indépendante. Puisque l'organisation n'a pas de système centralisé, il n'y a ni un groupe d’experts dédié à la sécurité globale, ni plan d'action établi pour répondre aux menaces. Les silos de données mettent l'entreprise en danger : respecte-t-elle vraiment les lois sur la confidentialité et la protection des données ?

Ensembles de données incomplets

Les silos de données sont à l’origine d’un problème fréquent : un département collecte des données pertinentes pour les opérations d'une autre équipe, mais ne les partage pas. Cette situation prive l’équipe concernée d’informations cruciales, ce qui peut entraîner plusieurs conséquences négatives, comme des données et du travail redondants et une mauvaise gouvernance des données.

Données incohérentes

L’absence de normalisation et de version unifiée des données engendre de multiples incohérences. En effet, les différents services peuvent parfois travailler à partir de versions différentes des mêmes données, utiliser des définitions de données divergentes ou encore générer des erreurs lors de saisies manuelles. La qualité et l’intégrité de l’information sont alors compromises, ce qui génère de la confusion. Cette confusion est amplifiée par le fait que ces silos d’information ne permettent pas de valider ni de réconcilier les données.

Une culture d’entreprise en silo

Une mentalité en silo apparaît lorsque différentes équipes opèrent de manière isolée, avec une communication interservices limitée et des objectifs différents. Silos de données et mentalité en silo sont deux concepts interconnectés. En fin de compte, cela favorise un environnement compétitif, conduisant chaque département à protéger et à défendre ses données au lieu de les partager dans une perspective commune.

Comment les silos de données se forment-ils ?

Infrastructure informatique obsolète

Face à l’accélération technologique, certaines entreprises s’obstinent à utiliser des systèmes IT traditionnels et obsolètes, peu connectés et peu compatibles avec les nouvelles technologies. Les entreprises les exploitent encore par habitude, par commodité, parce qu’ils ont été personnalisés ou simplement parce qu’ils sont encore fonctionnels. Cependant, à l’instar de ce tuyau qui fuit lentement, les problèmes causés passent inaperçus, jusqu'à ce qu'il ne soit trop tard. Dans le cas présent, ces technologies vieillissantes et déconnectées ont conduit à l'isolement des équipes et à la création de silos de données.

Stratégie informatique et déploiement technologique

Si les stratégies informatiques et les déploiements technologiques visent à améliorer l'efficacité organisationnelle, ils peuvent paradoxalement contribuer à la création de silos de données. Plusieurs facteurs expliquent ce phénomène.

• Les solutions avec des développements sur mesure, bien que répondant à des besoins spécifiques, s’avèrent souvent rarement intégrées avec les outils existants.
• L’incompatibilité entre les anciens et nouveaux systèmes de traitement de données peut entraver la centralisation des données.
• Le manque de formation des utilisateurs aux nouveaux systèmes peut les inciter à revenir aux anciennes technologies, plus familières.

En conséquence, les données se retrouvent cloisonnées dans des silos, ce qui nuit à la communication et à la collaboration entre les différents services de l'organisation.

Croissance de l'entreprise

Les silos de données peuvent se former partout, mais ils prolifèrent particulièrement au sein de grandes structures ayant connu une croissance rapide ou réalisé de multiples acquisitions. Dans un souci d’optimisation du flux de travail, il est naturel que des groupes se scindent en équipes spécialisées. Cependant, l’absence d’une plateforme centralisée peut engendrer un problème majeur : le développement de méthodes de gestion des données propres à chaque équipe. Très vite, les équipes devant communiquer et partager des données tout au long du cycle de vie du produit sont ralenties par la disparité des systèmes.

Structure organisationnelle

Les strates hiérarchiques favorisent également la formation de silos de données. Chaque unité fonctionne de manière autonome en collectant et en gérant ses propres données. Il lui manque une vue d'ensemble, un regard sur ce patrimoine informationnel que compose l’ensemble des données de l’entreprise.

Culture d'entreprise

Lorsque la réussite d’un département est privilégiée au détriment des objectifs globaux, les employés adoptent naturellement une attitude protectionniste vis-à-vis de leurs propres données et ressources. Une culture d'entreprise qui ne promeut pas la communication ouverte et la collaboration entrave nécessairement l’amélioration de la gouvernance des données.

Comment identifier ces silos ?

Commencez par examiner vos architectures de données et vos pratiques afin d’identifier les situations où l'accès à l’information est restreint. Il existe des signes caractéristiques : des bases de données disparates ou autonomes, un partage de données limité entre les départements, des données redondantes et des formats ou des spécifications de données incohérents. De plus, si vous peinez à obtenir une vue complète, et en temps réel, des opérations de l’entreprise, alors vous avez certainement des silos de données. Réalisez des audits approfondis et encouragez une collaboration inter-département pour remédier à ces situations.

4 façons de décloisonner les données

Consolidez vos systèmes de gestion des données

Pour éliminer les silos, il est nécessaire de consolider les différents systèmes de gestion utilisés. Tenez compte de l’avis des utilisateurs et profitez-en pour construire une continuité numérique au bénéfice de toute l’entreprise.

Mettez en place un modèle de gouvernance qui favorise la collaboration

Ce cadre de gouvernance doit décrire le mode de collecte, d’utilisation et de stockage des données pour éviter la réapparition de silos de données. Les règles et les processus assurent la confidentialité et la conformité, minimisant ainsi les risques de sécurité.

Tirez parti de l'intégration

Outre la consolidation des systèmes de gestion de base de données, il est important d’assurer leur interopérabilité avec les autres systèmes de développement de produits et l’ensemble des systèmes métier de l’entreprise. Cette interconnexion permet à l’ensemble de l’écosystème de travailler avec des données et des informations à jour, éliminant ainsi les tâches de saisies redondantes et les erreurs potentielles qui en découlent.

Impulsez un changement culturel

Attention : si certains collaborateurs résistent au changement et restent attachés aux systèmes existants, la transition vers la continuité numérique relèvera du défi, plutôt que de représenter une opportunité. Heureusement, la solution réside dans l’implication. Intégrez les employés en recueillant leurs avis sur le cahier des charges du futur système de gestion des données consolidé. Une fois la solution choisie, accompagnez le changement par des actions de sensibilisation et des formations adaptées.

Appuyez-vous sur la continuité numérique pour éliminer vos silos de données

Maintenant que vous savez ce que sont les silos de données et les problèmes qu'ils causent, vous vous demandez probablement comment vous en débarrasser. Cela passe par la continuité numérique déployée tout au long du cycle de vie du produit. Elle permettra un accès universel aux données, en soutenant la cohérence et la collaboration nécessaires. La gestion du cycle de vie des produits (PLM) doit être le fondement de ce fil numérique, de sorte qu’il y ait un flux d'informations ininterrompu entre les principaux systèmes. ThingWorx Navigate est un outil PLM puissant qui permet de consolider de manière transparente les données sur une seule plateforme. Le logiciel permet une transition vers la continuité numérique grâce à un accès facile et démocratisé aux données des produits, et à des options de déploiement flexibles.

Autre solution de PTC : Windchill. Ce logiciel propose un ensemble de fonctionnalités prêtes à l'emploi permettant une intégration facile avec d'autres systèmes d'entreprise, comme l'IoT et l'ERP. Il est optimisé pour soutenir l’activité de toute l'entreprise étendue, avec un niveau élevé d'automatisation et d'interopérabilité. En offrant une collaboration sécurisée, des mises à niveau simplifiées et une architecture moderne, cette solution facilite la gestion de données à grande échelle et de la configuration interdisciplinaire. Résultat : les utilisateurs gèrent davantage de projets, dans des délais plus courts, et les coûts de la non-qualité diminuent.

Conclusion

Les silos de données nuisent à la productivité. Sources d’erreurs, ils isolent les utilisateurs et mettent en danger la confidentialité des données. Bâtir une continuité numérique à l’aide du PLM est crucial pour démocratiser les données et faciliter la collaboration. En adoptant cette approche, votre entreprise rationnalise ses workflows et améliore la qualité produit.