成功因素和最佳工作模式，將有助於提高需求管理活動效率。
需求管理是軟體專案開發的重要面向，用於確認、記錄和管理客戶及相關負責人的需求與期望。但與需求管理相關的問題，正是導致軟體專案失敗的主因。在預算內及時推出符合客戶需求的產品，仍舊是許多組織目前面臨的挑戰，主要是因為需求管理流程可能相當複雜。
在收集和記錄需求的過程中，會了解到多位相關負責人的觀點、優先事項和期望。這時很容易發生溝通不良和誤解的情形，導致需求資訊不完整或不明確、產生誤會、解讀方式相衝突和專案失敗。如果團隊與相關負責人彼此沒有充分進行溝通及協同合作，也會造成需求管理方面的問題。
此外，如果組織還在使用過時或無效的工具，就會缺少在整段專案生命週期中有效擷取、追蹤和管理需求所需的功能。若能投資於現代化的需求管理工具，將有助於提高需求管理流程的效率和正確性。
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