Qu'est-ce qu'un système de gestion de la qualité (QMS)?

Qu'est-ce qu'un système de gestion de la qualité (Quality Management System - QMS) ?

Un système moderne de gestion de la qualité est une plate-forme logicielle basée sur le flux de travail qui fournit un moyen centralisé de suivre, de gérer et de contrôler la qualité des produits. D'autres éléments, notamment des capteurs et d'autres composants matériels et logiciels, alimentent le système de gestion de la qualité en données critiques issues du cycle de vie de la fabrication. Donner la priorité à la qualité dans le cadre de la stratégie PLM globale permettra d'obtenir toute une série de résultats positifs pour l'entreprise.

Quel est l'objectif d'un système de gestion de la qualité ?

Plus précisément, l'objectif d'un QMS est de centraliser, d'intégrer et d'automatiser un ensemble de flux de données et de processus de travail essentiels à la sauvegarde et à l'amélioration de la qualité des produits. Il peut s'agir du contrôle des documents, de la gestion des audits, de la qualité des fournisseurs, du suivi des non-conformités, des actions correctives et même de la gestion des risques. La plupart des systèmes de gestion de la qualité sont également conçus pour faciliter et améliorer en permanence les processus de formation continue.

Les avantages des systèmes de gestion de la qualité (QMS)

En formalisant et en centralisant tous les processus opérationnels nécessaires à l'amélioration continue de la qualité dans l'ensemble de l'organisation, les QMSs offrent une myriade d'avantages aux fabricants et à leurs clients, le plus important étant la capacité de répondre de manière plus cohérente aux exigences des clients.

Amélioration de la qualité

Le premier avantage, et le plus évident, est l'amélioration de la qualité des produits, qui se traduit à son tour par une expérience client de meilleure qualité. Parmi les effets en aval, on peut citer la réputation qui s'acquiert au fil du temps lorsqu'un fabricant livre régulièrement des commandes entièrement conformes, dans le respect des délais et du budget. Un QMS permet également de suivre les flux de travail liés à la qualité et au contrôle selon des normes spécifiques, ce qui est également nécessaire pour respecter la conformité dans les secteurs les plus réglementés.

Réduction des coûts

Une gestion sous-optimale de la qualité coûte cher - et c'est une dépense inutile. Un QMS qui rationalise correctement les processus de fabrication pertinents peut réduire ces coûts. L'augmentation des rendements au premier passage, la réduction des retouches, la diminution des rebuts et la réduction des défaillances sur le terrain sont autant d'éléments qui renforcent les performances financières et améliorent la satisfaction des clients.

Amélioration de la communication et de la collaboration

Une bonne approche du déploiement d'un système de gestion de la qualité commence par une source unique d'informations en temps réel, accessible à toutes les parties prenantes, au moment et à l'endroit où elles en ont besoin. La centralisation et l'automatisation des données et des activités relatives à la qualité dans l'ensemble de l'entreprise éliminent les frictions internes, rationalisent la collaboration et permettent d'appliquer systématiquement les enseignements tirés à l'ensemble d'un portefeuille de produits.

Identification des futures possibilités de formation

Quels que soient le temps et l'énergie investis dans l'amélioration des systèmes de gestion de la qualité, le "facteur humain" peut introduire des variables imprévisibles et des processus incohérents, en l'absence d'une formation efficace du personnel. Un QMS peut améliorer la formation des employés, en garantissant une instruction appropriée et suffisante dans le contexte du rôle de l'employé, de son niveau d'éducation, de son lieu de travail et de son service.

En outre, un QMS bien conçu permet de suivre les résultats des essais d'aptitude, afin que votre personnel soit toujours bien adapté aux besoins du système, individuellement et en équipe, et de montrer qu'il respecte les normes de formation réglementaires de votre secteur d'activité.

Prévention des risques et des erreurs

La gestion efficace des risques est un aspect essentiel du contrôle de la qualité. La prise de décision fondée sur le risque est essentielle au contrôle de la qualité et peut constituer un outil efficace pour déterminer si un ensemble de travaux a permis de réduire de manière adéquate le risque d'une approche donnée. Votre QMS doit permettre le développement d'outils de gestion des risques dans le cadre de n'importe quel processus, tels que les arbres de décision, les matrices de risques et les analyses de type "bowtie" (nœud papillon).

Quels sont les différents types de QMS ?

Lorsqu'une entreprise envisage son approche de la gestion de la qualité, il existe de nombreux types de QMS pour répondre aux besoins de l'entreprise et à ses objectifs. Toutefois, la différence entre ces systèmes réside généralement dans l'inclusion d'outils et de processus spécifiques à l'industrie qui sont nécessaires pour répondre à la conformité réglementaire ou aux attentes des clients - nous y reviendrons plus tard. Il est également important de faire la distinction entre deux approches principales de la gestion de la qualité : l'assurance de la qualité et le contrôle de la qualité.

L'assurance qualité est la préparation et la mise en place d'une approche systématique de la qualité qui est utilisée en interne et partagée en externe avec les clients et d'autres tiers afin de garantir que le produit ou le service répondra aux attentes et/ou aux normes réglementaires. Le contrôle de la qualité, quant à lui, est le processus réactif par lequel les biens et les services sont inspectés, les données sont analysées et, si nécessaire, des changements sont apportés pour garantir que les produits et les services répondent effectivement à ces exigences.

Quels sont les principaux éléments d'un QMS ?

Les principaux éléments d'un QMS comprennent un ensemble interdépendant de processus, d'outils et de mesures. Chaque système diffère dans ses composantes et ses capacités spécifiques, car il est adapté aux besoins de l'entreprise et des clients. Parmi les éléments les plus courants qui font l'objet d'une normalisation, d'une centralisation et d'une automatisation par le biais d'un système de gestion de la qualité, on peut citer les suivants :

Processus internes

Les processus internes relèvent de la compétence la plus immédiate du fabricant. Ils constituent donc souvent le chemin le plus direct vers la gestion de la qualité en tant que telle et les avantages en termes de rapidité, de conformité et d'agilité qu'un système de gestion de la qualité peut apporter. Les capacités fonctionnelles ciblées du QMS concernent des activités spécifiques et sont généralement fournies par des modules discrets intégrés dans le système global.

Action corrective et préventive (CAPA)

Les processus d'action corrective et préventive sont à la base de la plupart des systèmes de gestion de la qualité. Les CAPA visent à permettre à l'entreprise d'enquêter rigoureusement sur les défaillances, d'en déterminer les causes profondes et de mettre en œuvre une gestion du changement afin d'éviter les défaillances identifiées ou similaires à l'avenir.

Contrôle des documents

Une gestion efficace des documents relatifs à la qualité est également fondamentale. Le système de gestion de la qualité doit établir les meilleures pratiques pour la définition des types de documents et garantir que seules les versions correctes des documents sont diffusées et accessibles aux membres du personnel concernés.

Les processus de contrôle des documents doivent également protéger la propriété intellectuelle sensible. Le suivi de la formation, les capacités de signature électronique conformes, le contrôle des modifications et la collaboration globale au sein de l'entreprise sont autant d'éléments qui sont alimentés par de solides systèmes de contrôle des documents au sein du système de gestion de la qualité.

Contrôle des dossiers

La création, le regroupement et le contrôle sécurisés d'enregistrements sûrs et vérifiables doivent également être gérés de manière systématique. Cela permet de s'assurer que les processus et les pratiques efficaces peuvent être reproduits le cas échéant, et que l'historique des échecs est complet et accessible en cas de besoin.

Gestion des risques

Un système de gestion de la qualité solide, en particulier lorsqu'il est bien intégré dans la stratégie PLM plus large d'une organisation, aide à gérer les risques opérationnels tout au long du cycle de vie du produit. Les capacités d'analyse des modes de défaillance et de leurs effets (AMDEC) sont essentielles à l'analyse, à la gestion et à l'atténuation des risques, car elles permettent d'identifier les modes de défaillance potentiels d'un système, ainsi que leurs causes et leurs effets.

Contrôle des produits non conformes

La gestion des non-conformités dans le cadre du système de gestion de la qualité élimine les processus manuels coûteux, déconnectés et chronophages qui caractérisaient l'ancienne ère de la fabrication. Les utilisateurs bénéficient d'une meilleure visibilité sur les nombreuses sources potentielles de problèmes de qualité et des informations exploitables qui en découlent.

Non-conformité interne

La gestion des non-conformités internes cible les problèmes liés à la fabrication ou à d'autres processus internes, ce qui permet de les résoudre plus rapidement qu'autrement. Les analyses des causes profondes, par exemple, peuvent être coordonnées avec les changements PLM nécessaires.

Non-conformité externe

Des problèmes de qualité peuvent également survenir en raison de non-conformités externes qui trouvent leur origine ailleurs dans la chaîne d'approvisionnement, hors du contrôle direct des fabricants.

Caractéristiques et modèles de configuration spécifiques à l'industrie

La complexité de la gestion de la qualité a nécessairement conduit à l'élaboration de modèles sectoriels ciblant les problèmes de qualité spécifiques à un domaine de fabrication donné.

FRACAS (A&D)

Défini par le ministère américain de la défense en 1985 et largement répandu parmi les fabricants de produits de haute technologie, un système FRACAS (pour Failure Reporting, Analysis, and Corrective Action) est un système de gestion en boucle fermée qui signale, identifie, organise et suit le processus par lequel les problèmes de qualité sont traités. Il permet de classer et d'analyser les défaillances et de planifier des actions correctives en réponse.

8D (automotive)

Dans l'industrie automobile (ainsi que dans les soins de santé, le commerce de détail, la finance et d'autres domaines), les systèmes de qualité sont souvent configurés autour du processus de résolution des problèmes en "huit disciplines" (8D). Ces disciplines comprennent la planification, l'utilisation d'une équipe, la définition du problème, l'élaboration d'un plan de confinement provisoire, la détermination et la vérification des causes profondes, le choix des corrections, la mise en œuvre et la validation des actions correctives et l'adoption de mesures préventives.

Gestion de la formation

Comme indiqué plus haut, la formation du personnel est essentielle pour assurer une production de qualité constante. En fait, le rapport 2023 "The Future of QMS in Industrie 4.0" de Dozuki cite la statistique révélatrice selon laquelle 85 % de tous les problèmes de qualité sont dus à des erreurs commises par le personnel. La formation à la qualité contribue également à affiner l'avantage concurrentiel d'une entreprise, à stimuler l'efficacité opérationnelle et la rentabilité.

En outre, diverses normes internationales (par exemple ISO 9001, 9002, etc.) exigent des fabricants qui cherchent à obtenir cette désignation qu'ils maintiennent et documentent des programmes de formation solides et appropriés. Il va de soi que le suivi et la gestion de la formation sont des éléments essentiels d'un système de gestion de la qualité moderne et efficace.

Comment mettre en place un QMS ?

La mise en œuvre d'un QMS exige du fabricant qu'il effectue une série claire d'étapes ou de stades, en grande partie séquentiels, mais avec quelques boucles de rétroaction simultanées. Le système de gestion de la qualité englobera et automatisera ces étapes d'activité pour chaque produit, idéalement dans le contexte de la stratégie globale de gestion du cycle de vie des produits (PLM) et en y étant intégré.

Conception et construction

Tout d'abord, vous devez comprendre vos besoins en matière de gestion de la qualité en fonction de la manière dont vos produits sont conçus, approvisionnés, fabriqués et utilisés - ce qui inclut les exigences explicites du QMS basées sur l'industrie. Ces besoins dicteront la conception de votre système de gestion de la qualité en fonction des éléments décrits ci-dessus. Une fois cette conception établie, vous pouvez construire un système de gestion de la qualité pour y répondre en utilisant une combinaison de fonctionnalités prêtes à l'emploi et de configurations personnalisées, le cas échéant.

Déployer

Le déploiement est l'ensemble des activités qui permettent à votre entreprise d'utiliser le QMS. L'ampleur de cette charge de travail variera en fonction de la conception du système et du modèle de déploiement choisi. Par exemple, les déploiements sur site ou dans le cloud nécessiteront beaucoup plus de travail en amont qu'une option SaaS.

Contrôler et mesurer

Une fois le QMS déployé, les activités et les documents relatifs à la qualité sont générés - conformément aux normes identifiées lors de la phase de conception et de construction - afin de gérer et de contrôler les processus de qualité de bout en bout. Les performances globales, tant du processus de fabrication que du produit lui-même, sont rigoureusement mesurées et les résultats sont enregistrés.

Examiner et améliorer

L'examen approfondi et continu de ces résultats conduit à des améliorations continues de la qualité et de la conception, ce qui permet de boucler la boucle et de mettre en place l'organisation en vue d'améliorations continues. C'est également l'occasion d'évaluer l'efficacité de votre stratégie globale en matière de QMS et de déterminer, le cas échéant, les changements à apporter.

L'avenir des systèmes de gestion de la qualité

L'avenir des systèmes de gestion de la qualité dans l'industrie manufacturière est façonné par plusieurs tendances technologiques qui ont émergé de manière agressive au cours des dernières années et qui prennent de l'ampleur.

• La tendance au travail à distance déclenchée par la pandémie de COVID-19, bien qu'elle se dissipe aujourd'hui, stimule néanmoins la numérisation des systèmes de gestion de la qualité, les rendant plus adaptables et accessibles dans diverses zones géographiques.
  
  
• Les technologies de l'industrie 4.0, telles que l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML), la réalité augmentée (AR) et l'Internet des objets (IoT), sont adoptées rapidement et sont sur le point de révolutionner les QMSs. Ces technologies fournissent des informations en temps réel, des analyses prédictives et des capacités d'automatisation renforcées qui améliorent considérablement la qualité des produits et réduisent les erreurs.
  
  
• La demande croissante en matière de développement durable pousse les fabricants à intégrer des considérations environnementales dans leurs systèmes de gestion de la qualité, ce qui favorise l'adoption de principes d'économie circulaire et de pratiques de fabrication écologiques.
  
  
• La transparence de la chaîne d'approvisionnement est une tendance de plus en plus répandue, motivée par la nécessité d'améliorer la traçabilité, l'approvisionnement éthique et la communication entre les partenaires.