Toyota Motor Corporation (Toyota) vanta una storia di 80 anni in quanto organizzazione del settore automotive di Toyota Industries Corporation, produttrice di macchine tessili. Oggi, "TOYOTA" è riconosciuta come uno dei principali produttori di automobili al mondo e la sua sede è nella città di Toyota, una città nata attorno all'azienda stessa. Toyota ha numerose sedi di ricerca e sviluppo, produzione e vendita in tutto il mondo.
La sfida
Il personale dei reparti produzione e ingegneria della produzione di Toyota supervisiona l'installazione di nuove linee di produzione, nonché la manutenzione di quelle esistenti e degli edifici degli impianti in tutto il mondo. Poiché questo lavoro viene generalmente svolto dal personale Toyota locale e da subappaltatori, i dipartimenti che supervisionano le operazioni in questi impianti in tutto il mondo devono recarsi in ciascun sito per verificare che il lavoro sia eseguito correttamente e in sicurezza.
Se si verifica un problema ai macchinari dell'impianto in un sito, i subappaltatori non possono prendere decisioni per risolverlo autonomamente a causa di condizioni potenzialmente pericolose. È necessario invece che un dipendente Toyota si rechi nella sede remota per esaminare il problema. Ci sono inoltre casi in cui un dirigente di livello superiore dalla sede di Toyota deve visitare il sito per valutare la questione e prendere la decisione finale su come risolvere il problema. A volte, è molto difficile per un dipendente recarsi nel sito dello stabilimento in quanto la costruzione viene generalmente eseguita al di fuori degli orari lavorativi dello stabilimento e durante le festività.
Poiché Toyota mantiene norme rigorose sulla gestione delle informazioni riservate in tutte le sedi, tra cui le sedi centrali, i siti locali e gli impianti, può essere molto difficile per i dipendenti Toyota e i subappaltatori comunicare in modo efficace da una distanza remota. "Le autorizzazioni di sicurezza basate sulla conferma in loco sono una parte molto importante del nostro processo", afferma Aya Miyazaki del dipartimento Powertrain Production Engineering Planning. L'utilizzo di telecamere, dispositivi e software che potrebbero portare a una violazione della sicurezza delle informazioni è severamente proibito. Sebbene queste misure siano necessarie per mantenere la sicurezza delle informazioni, l'impossibilità di registrare liberamente le informazioni porta spesso a processi inefficienti.
La soluzione
Miyazaki e i suoi colleghi hanno scoperto PTC Vuforia Chalk durante la ricerca di una soluzione software che mantenesse le comunicazioni protette e rispettasse allo stesso tempo le restrizioni sulle informazioni. Vuforia Chalk è un semplice strumento di assistenza remota che connette gli esperti in materia con i lavoratori all'interno e all'esterno dell'organizzazione tramite smartphone o tablet. Vuforia Chalk combina video live, audio e la possibilità per tutti i partecipanti di prendere appunti digitali in diretta sulla vista condivisa, per una collaborazione visiva e una risoluzione dei problemi in tempo reale.
L'impatto
Attraverso Chalk, i subappaltatori possono monitorare sfide complesse o nuove con l'aiuto di un esperto dove e quando necessario. L'azienda ha deciso di adottare Chalk perché, oltre a essere semplice da utilizzare, offre funzionalità di controllo della sicurezza.
"Oltre alla connettività protetta di Vuforia, PTC ha personalizzato lo strumento per garantire che nessun dato venga salvato su iPad o iPhone. Queste funzionalità aiutano a rispettare i nostri standard interni sulla sicurezza delle informazioni", dichiara Miyazaki. In tutti gli impianti, sono stati distribuiti iPad con Vuforia Chalk preinstallato. Gli appaltatori utilizzano i dispositivi prendendoli in prestito dagli impianti.
Yusuke Nohara, esperto senior nell'unità sviluppo e sperimentazione del dipartimento Manufacturing Development and PJT Promotion, ha saputo dell'adozione di Chalk attraverso un annuncio Toyota interno e si è interessato molto alla possibilità di utilizzare lui stesso il prodotto. Dopo aver contattato Miyazaki per una dimostrazione dello strumento, Nohara ha iniziato a testare Chalk con la sua organizzazione.
Nohara afferma di aver estremamente apprezzato la possibilità di condividere la stessa vista di un appaltatore che partecipa alla sessione da remoto. Ha potuto insegnare e comunicare mentre tutte le persone guardavano lo stesso oggetto. "Quando c'è un errore su un macchinario, ad esempio, chiedo di cerchiare l'area interessata e vedo che un cerchio viene disegnato sullo schermo. Se voglio dare un'istruzione specifica, posso disegnarla sullo schermo. È molto pratico", afferma Nohara.
Questo potrebbe sembrare semplice, ma l'impatto della possibilità di utilizzare questo tipo di tecnologie e comunicazioni è significativo. Le informazioni vengono ora comunicate in modo più efficace rispetto alle chiamate telefoniche. "In passato, i responsabili di sezione si spostavano quattro volte al mese per fornire autorizzazioni di sicurezza in loco, impiegando 4 ore per ogni spostamento. Possiamo evitare tutto questo e per noi è un grande vantaggio", dichiara Nohara.
"Ad esempio, per prendere le misurazioni di un macchinario alto tre persone impiegano più di un giorno poiché l'unico modo che abbiamo per misurare un macchinario così alto è ricorrere a un tecnico autorizzato che sale e scende ripetutamente dal macchinario. Qualsiasi errore di misurazione significa dover ripetere il lavoro", afferma Nohara. Ora con Vuforia Chalk, il tecnico può utilizzare il proprio telefono cellulare per condividere la vista del macchinario con una persona nella sede centrale, che può impartire istruzioni al tecnico in loco. Deve recarsi sul sito un solo tecnico e il tempo necessario al team per prendere le misurazioni si riduce notevolmente.
Vuforia Chalk aiuta i dipendenti a comunicare non solo tra i team in diverse sedi, ma anche tra dipendenti nello stesso edificio. Prima della distribuzione del dispositivo, fornire istruzioni a voce senza un'immagine o un video risultava spesso difficile. "Se chiedo a una persona di andare a prendere una parte e questa torna con la parte sbagliata, devo rimandarla indietro a prendere quella giusta. Se la persona non capisce perfettamente la descrizione verbale, tornerà di nuovo con un'altra parte sbagliata. Sono molto soddisfatto che possiamo eliminare questo problema", afferma Nohara.
In generale, Vuforia Chalk ha risposto all'esigenza di Toyota di migliorare la sicurezza e le comunicazioni negli impianti di produzione, scoprendo al contempo ulteriori casi d'uso per lo strumento in altri dipartimenti.
Aya Miyazaki - Dipartimento Powertrain Production Engineering Planning di Toyota