도요타(Toyota Motor Corporation, Toyota)는 섬유 기계 제조업체인 도요타 산업(Toyota Industries Corporation)의 자동차 산업 조직으로 80년의 역사를 자랑하고 있습니다. 오늘날 '도요타'는 세계 최고의 자동차 제조업체 중 하나로 손꼽히고 있으며, 본사는 기업 도시인 도요타시에 있습니다. 도요타는 전 세계 각지에 수많은 R&D, 생산 및 세일즈 조직을 보유하고 있습니다.
과제
도요타의 생산 엔지니어링 및 생산 부문 직원은 새로운 제조 라인의 설치와 전 세계 기존 제조 라인 및 플랜트 건물의 유지보수를 감독합니다. 일반적으로 이러한 작업은 현지 도요타 직원 및 하청업체가 처리하기 때문에 전 세계 플랜트의 운영 상황을 감독하는 부서의 직원들은 각 현장을 방문하여 모든 작업이 안전하고 올바르게 수행되는지 확인해야 합니다.
현장에서 플랜트 설비에 문제가 발생할 경우 하청업체는 자칫 큰 위험을 초래할 수 있다는 이유로 스스로 문제 해결을 위한 결정을 내릴 수 없습니다. 따라서 이러한 상황이 발생하면 도요타 직원이 현장을 직접 방문하여 문제를 검토하는 수밖에 없습니다. 문제를 진단하고 해결 방법에 대한 최종 결정을 내리기 위해 도요타 본사의 상급 관리자가 현장을 방문해야 하는 경우도 있습니다. 그러나 플랜트 현장의 건설 또는 유지보수 작업은 운영 시간 이후나 휴일에 주로 이루어지기 때문에 직원의 현장 방문이 매우 어려운 경우도 종종 있습니다.
도요타는 본사, 지역 사업장, 제조 플랜트를 비롯한 모든 위치에서 기밀 정보 관리에 대한 엄격한 규제를 시행하고 있으므로 도요타 직원과 하청업체가 원격 위치에서 효과적으로 커뮤니케이션하기가 매우 어려울 수 있습니다. 파워트레인 생산 엔지니어링 기획 부서의 미야자키 아야(Aya Miyazaki)는 "현장 확인을 토대로 이루어지는 안전 승인은 공정에서 매우 중요한 부분을 차지합니다."라고 말합니다. 정보 보안을 위반할 가능성이 있는 카메라, 기기 및 소프트웨어의 사용은 엄격하게 금지됩니다. 이러한 조치는 정보 보안을 유지하는 데 필수적이긴 하지만, 반대로 자유롭게 정보를 기록할 수가 없어 공정이 비효율적으로 이루어지는 경우가 많습니다.
솔루션
미야자키 씨 부서에서 안전하게 커뮤니케이션할 수 있으면서 정보 관련 규제도 준수하는 소프트웨어 솔루션을 찾다가 알게 된 것이 바로 PTC의 Vuforia Chalk였습니다. Vuforia Chalk는 휴대폰이나 태블릿을 통해 특정 분야의 전문가를 조직 내외부의 작업자와 연결하는 간단한 원격 지원 도구입니다. Vuforia Chalk에는 라이브 비디오와 오디오 그리고 실시간 비주얼 협업 및 문제 해결을 위해 라이브 공유 보기에 디지털 주석을 작성할 수 있는 기능이 통합되어 있습니다.
결과
하청업체는 Chalk를 통해 언제 어디서든 필요할 때 전문가의 도움을 받아 복잡하거나 생소한 문제도 처리할 수 있습니다. 탁월한 보안 제어 기능은 사용 편의성과 더불어 도요타가 Chalk를 채택하게 된 결정적인 이유였습니다.
"Vuforia의 보안 연결 기능 외에도 PTC는 iPad 또는 iPhone에 데이터를 저장할 수 없도록 Chalk를 커스터마이징해 주었습니다. 덕분에 내부 정보 보안 표준을 준수하는 데 큰 도움이 되었습니다."라고 미야자키 씨는 설명합니다. 도요타는 Vuforia Chalk가 사전 설치된 iPad를 모든 플랜트에 배포했으며, 각 플랜트에서는 하청업체에게 iPad를 대여해주어 이들 업체가 사용할 수 있도록 하고 있습니다.
제조 개발 및 PJT 프로모션 부서 산하의 개발 실험 팀 선임 전문가인 노하라 유스케(Yusuke Nohara)는 도요타 사내 공고를 통해 Chalk 도입 사실을 알게 되었는데, 이 제품에 특히 큰 관심을 갖게 되었다고 합니다. 이에 노하라 씨는 미야자키 씨에게 이 도구의 시연을 요청했고, 머지 않아 노하라 씨는 소속 부서에서 Chalk 테스트를 시작했습니다.
노하라 씨는 원격 세션에 참여하는 하청업체와 동일한 화면을 공유할 수 있다는 점이 무엇보다 좋았다고 말합니다. 같은 대상을 보면서 소통하고 교육할 수 있다는 점에서 큰 도움이 되었기 때문입니다. "예를 들어 기계에 오류가 있는 경우에 제가 하청업체에게 문제가 되는 부분에 동그라미를 쳐달라고 하면 하청업체에서 그 부분을 화면에 그려줄 수 있어요. 그리고 구체적인 지침을 전달해야 하는 상황에도 공유 화면에 내용을 표시할 수 있어 정말 편리합니다."라고 노하라 씨는 전합니다.
간단해 보일 수도 있겠지만 이러한 유형의 기술과 커뮤니케이션이 미치는 영향은 상당합니다. 이제 전화 통화를 했을 때보다 정보 전달이 훨씬 더 효과적으로 이루어집니다. "예전만 해도 부서장이 현장 안전 승인을 위해 한 달에 네 번씩 출장을 가야 했는데, 매번 이동 시간만 4시간이나 소요되었습니다. 이제는 이러한 시간을 아낄 수 있어 회사 입장에서도 큰 도움이 되고 있습니다."라고 노하라 씨는 덧붙입니다.
"예를 들어, 키가 큰 설비를 측정해야 할 경우에는 작업자 세 명이 하루 이상 작업을 해야 했습니다. 이처럼 높이가 있는 설비에는 전문 기술자가 설비를 오르내리면서 측정하는 방법밖에 없기 때문입니다. 그리고 측정 오류가 하나라도 발생하면 재작업이 불가피합니다."라고 노하라 씨는 설명합니다. 그러나 Vuforia Chalk를 사용한 이후로는 현장 기술자가 휴대폰으로 본사 전문가와 화면을 통해 설비 상태를 함께 보면서 설명하고, 반대로 본사 전문가는 현장 기술자에게 필요한 지침을 전달할 수 있게 되었습니다. 따라서 현장에 파견되는 기술자는 한 명으로 충분해졌고, 측정 작업에 소요되는 시간도 크게 감소했습니다.
Vuforia Chalk는 서로 다른 위치에 있는 팀 사이의 커뮤니케이션은 물론이고 같은 건물에 있는 직원 간의 커뮤니케이션에도 도움을 주고 있습니다. 이 도구를 사용하기 전에는 이미지나 동영상 클립 없이 구두 설명만으로 다른 사람에게 지침을 전달하는 것이 어려운 경우가 많았습니다. "예전에는 제가 한 직원에게 어떤 부품을 가져오라고 지시했는데 엉뚱한 부품을 가져왔다면 올바른 부품을 가져오도록 이 직원을 다시 보내야 했습니다. 그런데 제 말을 제대로 이해하지 못해 또 한 번 엉뚱한 제품을 가져오는 일이 벌어지기도 했어요. 이제 이러한 문제를 걱정할 필요가 없게 되어 정말 좋습니다."라고 노하라 씨는 설명합니다.
결과적으로 Vuforia Chalk를 통해 도요타는 제조 플랜트의 안전 및 커뮤니케이션 강화라는 초기 목표를 달성할 수 있었습니다. 또한 다른 여러 부서에서도 Vuforia Chalk를 유용하게 사용하는 부수적인 효과도 누릴 수 있었습니다.
미야자키 아야, 도요타 파워트레인 생산 엔지니어링 기획 부서 소속